Система управления промоакциями: как сделать запуск акций в ритейле удобным

Как создание и внедрение сервиса для управления промоакциями уменьшило нагрузку на отдел маркетинга и сократило энтропию при запуске акций для поставщиков, категорийщиков и маркетологов. Генеральный директор Creonit Антон Макаров рассказал, какие процессы в итоге оптимизировали, сделали более прозрачными и автоматизировали.

Клиент

«Novex» — первая в Сибири и четвертая по размеру в России сеть дрогери формата. Предприятие занимается оптовой и розничной торговлей косметикой, парфюмерией, бытовой химией и хозяйственными товарами. У Novex около 300 магазинов в 7 регионах. 

Ситуация

Novex в течение года договаривается с сотней поставщиков для проведения акций по разным каналам. Менеджеры и поставщики обмениваются тысячами файлов Excel за год, которые отдел маркетинга обрабатывает и формализует в единую акцию, сводит и согласовывает все условия.

Проблемы

1. Все данные хранились на почте у сотрудников

Был общий формат, но не было единого хранилища данных с историей и статистикой. Искать файлы можно было только вручную на почте, тратя много часов.

2. Полуручной режим и низкая скорость работы

Загрузка в системы учета проходит в полуручном режиме. Это занимает много часов работы маркетолога и категорийных менеджеров, которые уходят на: скачать, открыть, копировать, вставить, отсортировать, поправить, сохранить, отправить, снова скачать и так по кругу. Много повторяющихся ручных операций и высокая вероятность ошибки из-за человеческого фактора.

Задача

У Novex есть свой отлаженный и работающий процесс, на который завязаны важнейшие бизнес-процессы. Но он не ложился ровно на имеющиеся готовые решения. Процесс нужно было оцифровать и автоматизировать. Для этого нужно разработать кастомное решение: общий личный кабинет для маркетологов, поставщиков и категорийных менеджеров, который оптимизирует бизнес-процессы и экономит время для всех участников цепочки. 

Как было раньше

До того, как мы начали разработку системы, процесс обмена данными выглядел так: поставщики договариваются с менеджерами Novex о проводимых промоакциях и обмениваются файлами Excel, в которых эти акции фиксируют. Сложность в том, что таблиц может быть очень много. Например, поставщик может прислать один файл с акциями, а через 5 минут еще один, уже скорректированный.

Когда менеджеры и поставщики договорились, они отправляют все файлы маркетологу, который корректирует акции и согласовывает итоговую таблицу.

Маркетологу могут приходить таблицы с сотнями товаров по одной акции. Он собирает все полученные данные с почты и вручную заносит в свой файл, проверяет, чтобы не было дублей. Все фильтрует, собирает, обрабатывает и проверяет. Очень много ручного анализа, чтобы разобраться в таком большом файле.

Затем маркетолог отправляет данные в IT-отдел, а уже они загружают их в системы учёта товаров, чтобы данные о товарах приходили в филиалы (чтобы вовремя печатать ценники и продавать товары по акции) в нужном виде и чтобы в других системах все были в курсе, что в определенный период на товар действует акция (скидка, 2+1, 1+1 товар).

Решение

Мы приступили к проектированию и разработке системы. Основной задачей было сделать так, чтобы маркетологи, поставщики и категорийщики работали в одной базе данных, чтобы вся информация массово обрабатывалась и хранилось в одном месте.

Мы реализовали самую нужную функциональность, которая сильно уменьшит количество операций, совершаемых руками: автоматический сбор и отгрузку файлов с таблицами в системы учёта.

• SAP (глобальная система учёта товаров);

• S-Market (автоматизированная система управления товародвижением);

• Set Retail (кассы филиалов, где печатаются ценники и чеки).

SAP отдает в нашу систему данные о товарах и дерево категорий. Когда поставщик создаёт акцию, то Novex нужно знать, что у них есть нужные ему товары, а категорийщики и маркетолог должны видеть цену этих товаров при закупке, продаже и размер скидки на них. Чтобы это узнавать, мы забрали данные о товарах из SAP на сторону нашего сервиса.

Сейчас все пользователи заходят в одну систему с разными уровнями доступа и разными ролями. При необходимости могут добавлять свою.

Работа с промоакциями

С акциями стало работать куда проще: появилась общая система для создания, редактирования, согласования и продления акций.

Можно добавлять акции, корректировать по ним массовые и точечные данные, импортировать акции через файл в систему. Согласовывать акции можно в специальном окне, где владелец процесса принимает или отклоняет запрос кнопками «принять» или «отклонить».

Теперь, например, при ошибке или смене курса по акциям от поставщика, не нужно подключать несколько людей и присылать новые файлы категорийщику и маркетологу. Нужно просто внести изменения в общий список в личном кабинете, это увидят участники процесса и получат оповещение на почту об изменениях, примут во внимание и одобрят (или не одобрят).

Отчеты по промоакциям

Отчёт о начале, завершении, изменении акции приходят соответствующими сотрудникам на email, сокращая время на мониторинг изменений. Если произойдет изменение в акциях — сотрудник узнает об этом первым. Например, если поставщик внесет изменение в размер скидки на зубные щетки, то менеджеру и маркетологу Novex придёт оповещение на почту об этом.

Импорт акций

Импорт новых акций. Если нужно внести много новых акций (например, 400), то поставщики и менеджеры могут импортировать файлы с акциями массово в систему.

Импорт обновленных акций. В марте 2022 года был массовый пересчёт цен из-за падения рубля. Система подготовлена для таких ситуаций: если нужно масштабно изменить все цены, то их меняют в табличных данных, импортируют эти документы на сайт, а информация из документов умно распределяется куда нужно по графам системы (цена — в цены, проценты скидок — в процент скидок и т.д.).

Конфликты. Если при загрузке акций какие-то из них дублируются (уже есть в системе), то это подсвечивается в специальном окне «конфликты». Там можно отсмотреть и решить все конфликты с помощью соответствующих кнопок.

Если нужно откорректировать размер скидки нескольких товаров, например (внести штучные изменения), то это сразу можно сделать в нашей системе. 

Это часть таблицы, она скроллится влево еще на много столбцов.

Запуск промоакций

Система позволяет запускать акции на всю филиальную сеть или только на выбранные филиалы. Например, можно запустить акцию 2+1 в филиалах по всей Новосибирской области, либо лишь в трех филиалах Novex в Новосибирске. Это помогает контролировать запуск акций и решать возникающие проблемы. Все акции собираются в одной системе автоматически и централизованно, все действия логируются в одном месте. 

Интеграция с системами учёта

Система автоматически отправляет в системы учета только нужные и актуальные данные. Например, автоматически отправляет информацию только о новых акциях за выбранный промежуток времени. Это помогает избежать дублирования информации и лишней работы с системами учёта. Отправляет данные:

• В SAP (глобальная система учёта товаров);

• В S-Market (автоматизированная система управления товародвижением);

• В Set Retail (система для автоматизация торговли, управляет кассами филиалов, где печатаются ценники и чеки, etc).

Логирование и прозрачное согласование

Все изменения логируются в журнале изменений. Видно, какой пользователь и когда корректировал данные, поэтому легко отследить любые изменения в акциях. Если корректировки вносил пользователь с низким уровнем доступа, то его корректировки должен принять администратор кнопками «принять» и «отклонить», прежде чем они отобразятся у других пользователей. Пользователь видит свои логи и логи, доступные для его уровня. 

Ролей пользователей несколько: 

• категорийные менеджеры;

• поставщики;

• маркетологи;

• администраторы.

Планы

Отчёты о продажах для поставщиков. Мы планируем внедрить функциональность, которая будет автоматически формировать отчёты по завершенным акциям для поставщиков. Чтобы на основании проведенных акций рассчитывались суммы для взаиморасчетов между Novex и поставщиками (компенсации). Это поможет поставщикам быстро и автоматизированно получать информацию, которую не нужно будет собирать руками. 

Интеграция с Битрикс24. Планируем интегрировать разработанный нами сервис в Битрикс24.

Итоги

С акциями стало работать куда проще: появилось общая система для создания, редактирования, согласования и продления акций. Энтропия при запуске акций заметно уменьшилась, раньше все этапы проводили люди вручную и процесс не был прозрачным, так как все взаимодействие происходило в переписках на почте. 

Сейчас все изменения логируются, участники получают оповещения о них, загруженные акции самостоятельно распределяются в сервисе и отправляют нужные данные в системы учёта. Акции можно корректировать массово или точечно, а при загрузке обновленных или новых акций система поможет скомпоновать данные в нужные столбцы и строки. Мы продолжаем отлаживать систему управления акциями, отслеживая сложности при работе и собирая обратную связь от сотрудников Novex.