Как интернет-магазину за 15 минут перейти на удаленный обмен документами

Пока в России действуют карантинные меры, работа с бумажными счетами, актами, договорами стала небезопасна. Но это не значит, что выставлять документы контрагентам, подписывать договоры и допсоглашения теперь невозможно. На первый план выходят программы и приложения, позволяющие работать дистанционно. Сервисы электронного документооборота (ЭДО) – в их числе. Евгения Герасимова из Synerdocs рассказала, как технически подготовиться к так называемому "бесконтактному обмену" и какие бизнес-процессы интернет-магазину стоит перевести в электронный вид в первую очередь.

Российские законы не запрещают бизнесу обмениваться электронными документами с контрагентами. Напротив, государство всячески поддерживает предпринимателей в этом направлении. Останавливаться на теме легитимности ЭДО отдельно не будем, в интернете предостаточно информации об этом. 

Как подключить ЭДО в домашних условиях

На самом деле здесь все просто. Для того чтобы начать обмениваться юридически значимыми документами без бумаги, нужен минимум: электронная подпись (ЭП), компьютер с доступом в интернет и 15 минут.

Как правило, сервисы ЭДО предлагают пользователям несколько вариантов работы, чаще всего это:

●    веб-клиент, открывающийся в любом современном интернет-браузере;

●    интеграционное решение с учетной системой (например, с 1С).

Также большинство сервисов обмена поддерживают квалифицированную электронную подпись (КЭП). Если ваша компания уже сдает налоговую отчетность через интернет, у главного бухгалтера должна быть КЭП. В противном случае заказать ее можно в любом аккредитованном удостоверяющем центре (УЦ) либо на сайте Оператора ЭДО. Но лучше всего остановить свой выбор на облачной подписи, так как для работы с ней не потребуется установка дополнительных программ на ПК.

Что касается идентификации – это обязательное условие получения ЭП. Сегодня некоторые УЦ предоставляют такую услугу удаленно. Сотрудник УЦ приезжает к клиенту и при наличии всех необходимых документов (при себе нужно иметь паспорт, СНИЛС, подписанную доверенность на право подписи, заявление на выпуск сертификата) проводит идентификацию.

Итак, если у вас уже есть ЭП, компьютер с выходом в интернет и браузер, подключение к сервису займет в среднем 15 минут. Рассмотрим эту процедуру на примере Synerdocs:

1.   Регистрация.

2.   Загрузка сертификата электронной подписи.

3.   Автоматическая настройка рабочего места.

Всё. После этого вы можете принимать и подписывать электронные документы. Расширенные функции, включая отправку контрагентам, появляются уже после оплаты тарифа.

А что потом?

Допустим, вы подключились к сервису ЭДО, оплатили тариф и у вас даже есть несколько поставщиков, которые тоже работают с электронными документами. Оповестите их о своей готовности к обмену. Это можно сделать, отправив приглашение прямо из сервиса ЭДО. После того как контрагенты примут его, можно высылать юридически значимые электронные документы.

Теперь о процессах, которые можно автоматизировать интернет-магазину в первую очередь, чтобы минимизировать потери из-за спада покупательского спрос во время карантина.

Процесс № 1. Прежде всего, это приемка товара покупателем. В том случае если стороны обмениваются электронными накладными ТОРГ-12 через сервис ЭДО, то интернет-магазин может получить пакет документов на поставку буквально за считанные минуты. Останется только дождаться, когда товары привезут на склад, удостовериться в их точном количестве и качестве, а после – оформить приемку в учетной системе.

Процесс № 2. Отсюда вытекает, что благодаря ЭДО можно автоматизировать обмен всеми документами на поставку.

Товарная накладная ТОРГ-12, акт об установленном расхождении ТОРГ-2, счет-фактура – основа трафика для e-commerce. Поставщик в электронном формате может отправить универсальный передаточный документ (УПД), который объединяет в себе свойства и счета-фактуры, и первички (например, ТОРГ-12). В сервисе ЭДО срок доставки мгновенный. Значит, интернет-магазин может оперативно принять товар и начать его реализацию. А поставщик быстрее получит оплату за отгрузку.

Процесс № 3. Что еще можно упростить и ускорить на удаленке, так это выявление расхождений и корректировку первичных документов.

Различия в количестве либо в качестве продукции – головная боль для любого ритейлера, так как требуется оформление акта об установленном расхождении ТОРГ-2. Но если поставщик и покупатель обмениваются электронными документами, то последний может сразу же оповестить сторону об обнаружении неточностей: подписать накладную ТОРГ-12 с учетом расхождений и приложить составленный в произвольном формате акт по форме ТОРГ-2 в сервисе ЭДО.

Уже сегодня многие компании сектора e-commerce предпочитают работать с электронными документами и предъявляют такие же требования к своим партнерам. С учетом того, что ЭДО и без того тренд последнего десятилетия, сейчас его популярность набирает новые обороты. Электронные документы никто не трогает руками, а работа с ними оперативнее и удобнее.