LOGO

Как интернет-магазину за 15 минут перейти на удаленный обмен документами

Игорь Бахарев
28 Апреля 2020, в 10:28, в Новости e-commerce, в сюжете: сервисы для интернет-магазинов

Пока в России действуют карантинные меры, работа с бумажными счетами, актами, договорами стала небезопасна. Но это не значит, что выставлять документы контрагентам, подписывать договоры и допсоглашения теперь невозможно. На первый план выходят программы и приложения, позволяющие работать дистанционно. Сервисы электронного документооборота (ЭДО) – в их числе. Евгения Герасимова из Synerdocs рассказала, как технически подготовиться к так называемому "бесконтактному обмену" и какие бизнес-процессы интернет-магазину стоит перевести в электронный вид в первую очередь.

Российские законы не запрещают бизнесу обмениваться электронными документами с контрагентами. Напротив, государство всячески поддерживает предпринимателей в этом направлении. Останавливаться на теме легитимности ЭДО отдельно не будем, в интернете предостаточно информации об этом. 

Как подключить ЭДО в домашних условиях

На самом деле здесь все просто. Для того чтобы начать обмениваться юридически значимыми документами без бумаги, нужен минимум: электронная подпись (ЭП), компьютер с доступом в интернет и 15 минут.

Как правило, сервисы ЭДО предлагают пользователям несколько вариантов работы, чаще всего это:

●    веб-клиент, открывающийся в любом современном интернет-браузере;

●    интеграционное решение с учетной системой (например, с 1С).

Также большинство сервисов обмена поддерживают квалифицированную электронную подпись (КЭП). Если ваша компания уже сдает налоговую отчетность через интернет, у главного бухгалтера должна быть КЭП. В противном случае заказать ее можно в любом аккредитованном удостоверяющем центре (УЦ) либо на сайте Оператора ЭДО. Но лучше всего остановить свой выбор на облачной подписи, так как для работы с ней не потребуется установка дополнительных программ на ПК.

Что касается идентификации – это обязательное условие получения ЭП. Сегодня некоторые УЦ предоставляют такую услугу удаленно. Сотрудник УЦ приезжает к клиенту и при наличии всех необходимых документов (при себе нужно иметь паспорт, СНИЛС, подписанную доверенность на право подписи, заявление на выпуск сертификата) проводит идентификацию.

Итак, если у вас уже есть ЭП, компьютер с выходом в интернет и браузер, подключение к сервису займет в среднем 15 минут. Рассмотрим эту процедуру на примере Synerdocs:

1.   Регистрация.

2.   Загрузка сертификата электронной подписи.

3.   Автоматическая настройка рабочего места.

Всё. После этого вы можете принимать и подписывать электронные документы. Расширенные функции, включая отправку контрагентам, появляются уже после оплаты тарифа.

А что потом?

Допустим, вы подключились к сервису ЭДО, оплатили тариф и у вас даже есть несколько поставщиков, которые тоже работают с электронными документами. Оповестите их о своей готовности к обмену. Это можно сделать, отправив приглашение прямо из сервиса ЭДО. После того как контрагенты примут его, можно высылать юридически значимые электронные документы.

Теперь о процессах, которые можно автоматизировать интернет-магазину в первую очередь, чтобы минимизировать потери из-за спада покупательского спрос во время карантина.

Процесс № 1. Прежде всего, это приемка товара покупателем. В том случае если стороны обмениваются электронными накладными ТОРГ-12 через сервис ЭДО, то интернет-магазин может получить пакет документов на поставку буквально за считанные минуты. Останется только дождаться, когда товары привезут на склад, удостовериться в их точном количестве и качестве, а после – оформить приемку в учетной системе.

Процесс № 2. Отсюда вытекает, что благодаря ЭДО можно автоматизировать обмен всеми документами на поставку.

Товарная накладная ТОРГ-12, акт об установленном расхождении ТОРГ-2, счет-фактура – основа трафика для e-commerce. Поставщик в электронном формате может отправить универсальный передаточный документ (УПД), который объединяет в себе свойства и счета-фактуры, и первички (например, ТОРГ-12). В сервисе ЭДО срок доставки мгновенный. Значит, интернет-магазин может оперативно принять товар и начать его реализацию. А поставщик быстрее получит оплату за отгрузку.

Процесс № 3. Что еще можно упростить и ускорить на удаленке, так это выявление расхождений и корректировку первичных документов.

Различия в количестве либо в качестве продукции – головная боль для любого ритейлера, так как требуется оформление акта об установленном расхождении ТОРГ-2. Но если поставщик и покупатель обмениваются электронными документами, то последний может сразу же оповестить сторону об обнаружении неточностей: подписать накладную ТОРГ-12 с учетом расхождений и приложить составленный в произвольном формате акт по форме ТОРГ-2 в сервисе ЭДО.

Уже сегодня многие компании сектора e-commerce предпочитают работать с электронными документами и предъявляют такие же требования к своим партнерам. С учетом того, что ЭДО и без того тренд последнего десятилетия, сейчас его популярность набирает новые обороты. Электронные документы никто не трогает руками, а работа с ними оперативнее и удобнее.

Похожие статьи и интервью
Перед лицом врага: как российский ecommerce объединяется в период пандемии
Как покупают онлайн до и во время пандемии: аналитика Data Insight
Как вырос объем курьерской доставки для интернет-магазинов в последние месяцы: оценка рынка
Онлайн-рынок автотоваров: аналитика Data Insight
Патчи из Москвы, униформа из Иваново: что продают компании из разных регионов России на AliExpress
Логистические тренды в эпоху изоляции: что думают эксперты
Как изменятся комиссии на Ozon с 1 мая
Яндекс.Касса: взлеты и падения бизнеса в онлайне, тренды последнего времени
Юрий Шишкин (IDRF’2020) о перспективах развития российского рынка в эпоху глобальных изменений
100 крупнейших интернет-магазинов 2019 от Data Insight
Уходим в дарксторы: какие направления развивать ритейлу сегодня
Туалетная бумага с небес и из автокурьеров: как эпидемия сделала доставку дронами реальностью
"Лучшие из лучших" по версии Data Insight: результаты премии E-Commerce Index 2019
"АТОЛ", Сбербанк, "Яндекс.Касса": потребительское поведение в период карантина
Подарочные карты в эпоху бесконтактной доставки : теория и практика
18% ресторанов в России в марте подключились к сервисам доставки
В России в 2 раза вырос спрос на менеджеров в eCommerce
Конверсия, коэффициент конверсии и оптимизация показателей конверсии — все, что вам нужно об этом знать
Data Insight: eCommerce просел на 20-30% за последние два дня
Аналитики Platron проанализировали изменение структуры спроса за март 2020 года
15% сетей ПВЗ закроются: как будут работать логисты во время недели карантина
Как и чем платят покупатели разных онлайн-магазинов: аналитика Assist
Почему Big Data - один из важнейших инструментов в eСommerce
Драйверы интернет-торговли: откуда ждать рост?
Дмитрий Селихов (AliExpress Россия) об офлайне, блогерах, проекте "Лоукостер" и логистике
Как защитить клиентов: чеклист от Data Insight
"Одна из форм решения ситуации, которая позволит не закрывать ресторан": что вынуждает рестораторов идти онлайн
5 видов email, которые увеличат продажи в интернет-магазине
Указ о дистанционной продаже безрецептурных лекарств: разбираем текст с экспертами
Коронавирус подстегнул спрос на eGrocery: сводка последних дней
Как Amazon борется с задержками: проблемы и их решения
Приложения интернет-магазинов: рейтинг App Annie
eMail-маркетинг для программ лояльности - цифры и кейсы
8 ошибок, которые мешают эффективному продвижению интернет-магазина
Продажи через онлайн-маркетплейсы: кому и зачем они нужны
Паника охватила американский ритейл
Walmart: перемены для eCommerce
Как "новые покупатели" меняют рынок eCommerce: аналитика PwC
GfK: онлайн-рынок FMCG вырос за год на 43%
Онлайн-рынок FMCG в 2019 году: обзор InfoLine
Fashion начинает маркетплейс-гонку
Forbes назвал главных продавцов рунета
Яндекс.Касса: Малый и средний бизнес - драйверы eСommerce
Фарма готова к онлайну: аналитика рынка от Data Insight
Ecommerce Report 2019: аналитика по центральной и восточной Европе
Как ритейл готовился ко Дню Святого Валентина
От подписки до чат-ботов: за какими трендами 2020 года надо следить на практике
Какие книги лучше всего продавались в 2019 году и за последние 10 лет
Untitled Ventures и Евгений Щепелин откроют инвестхолдинг в сфере eCommerce
Как онлайн меняет IKEA: пример Великобритании и России
Сергей Колесняк (Tele2): "У телекома есть труба к клиенту, через которую можно продавать"
Рынок digital в 2020 году: аналитический отчёт
Как рос eCommerce в последние 10 лет: данные Евростата
Как "Яндекс" и Mail.ru начали конкурировать на рынке eGrocery с розничными компаниями
Найти все. Что добавить в поиск интернет-магазина
Как сеть "Верный" с помощью ИИ смогла повысить точность прогнозирования эффекта промоакций
Рынок eGrocery в 2019-2020 годах: аналитика Infoline
Андрей Павлович (Ozon): о будущем, экономике страны, трендах и логистике
Бум Pinduoduo: в китайском eCommerce меняется тройка лидеров
Сергей Лебедев (Aliexpress Russia): о прогнозах, ПВЗ в России и беспомощности российской eCommerce
Андрей Осокин (goods.ru): "Ни о какой "единой площадке" в перспективе 2-3 лет говорить не приходится"
Мерчендайзинг online — как он устроен и почему стоит обратить внимание на этот способ продвижения бренда в интернете
75% миллениалов предпочитают онлайн-покупки: данные Zebra Technologies
Мировой рынок eCommerce в 2019 году: аналитика Internet Retailer
Украинский рынок электронной торговли в 2019 году: аналитика EVO
"Ритейл-апокалипсис" набирает обороты в США: результаты 2019 года
eCommerce 2019: основные цифры
20 главных шопинг-трендов десятилетия: версия eBay
Американские компании поставили рекорд продаж
Какие товары лучше продавать через нишевые магазины?
Как протестировать десятки гипотез и не перегреть аукцион Facebook? Кейс OBI
Из offline в online… и обратно: место offline-трекинга в управлении омниканальным проектом
Как продавать товары перед Новым годом: несколько советов
Российский eCommerce: прогнозы 2005 - 2014
90% бюджета компаний чаще всего уходят на SMM и таргетированную рекламу
"Интернет-торговля в России 2019": аналитика Data Insight
Приложение "Кошелёк": 33 факта о персонализации в ритейле
Логистика в eCommerce: аналитика Data Insight
Рынок eCommerce в 2019 году вырастет на четверть: прогноз INFOLine
Интернет-торговля в 2019 году: данные "Яндекс.Маркета" и GfK
Друзья и конкуренты в российском eCommerce: аналитика Upgrade
Fashion-eCommerce: каким путём идём?
Ассортимент eGrocery-компаний в России: аналитика Infoline
Легальность, скорость, репутация: гендиректор российского офиса iHerb рассказал о планах компании
Николай Козак ("Леруа Мерлен"): Мы будем развивать маркетплейс, чтобы не проиграть конкуренцию на рынке
eCommerce захватывает российские склады
Зачем Big Data нужна ритейлу
Рынок детских товаров: аналитика Data Insight