Как интернет-магазину за 15 минут перейти на удаленный обмен документами

Игорь Бахарев

Пока в России действуют карантинные меры, работа с бумажными счетами, актами, договорами стала небезопасна. Но это не значит, что выставлять документы контрагентам, подписывать договоры и допсоглашения теперь невозможно. На первый план выходят программы и приложения, позволяющие работать дистанционно. Сервисы электронного документооборота (ЭДО) – в их числе. Евгения Герасимова из Synerdocs рассказала, как технически подготовиться к так называемому "бесконтактному обмену" и какие бизнес-процессы интернет-магазину стоит перевести в электронный вид в первую очередь.

Российские законы не запрещают бизнесу обмениваться электронными документами с контрагентами. Напротив, государство всячески поддерживает предпринимателей в этом направлении. Останавливаться на теме легитимности ЭДО отдельно не будем, в интернете предостаточно информации об этом. 

Как подключить ЭДО в домашних условиях

На самом деле здесь все просто. Для того чтобы начать обмениваться юридически значимыми документами без бумаги, нужен минимум: электронная подпись (ЭП), компьютер с доступом в интернет и 15 минут.

Как правило, сервисы ЭДО предлагают пользователям несколько вариантов работы, чаще всего это:

●    веб-клиент, открывающийся в любом современном интернет-браузере;

●    интеграционное решение с учетной системой (например, с 1С).

Также большинство сервисов обмена поддерживают квалифицированную электронную подпись (КЭП). Если ваша компания уже сдает налоговую отчетность через интернет, у главного бухгалтера должна быть КЭП. В противном случае заказать ее можно в любом аккредитованном удостоверяющем центре (УЦ) либо на сайте Оператора ЭДО. Но лучше всего остановить свой выбор на облачной подписи, так как для работы с ней не потребуется установка дополнительных программ на ПК.

Что касается идентификации – это обязательное условие получения ЭП. Сегодня некоторые УЦ предоставляют такую услугу удаленно. Сотрудник УЦ приезжает к клиенту и при наличии всех необходимых документов (при себе нужно иметь паспорт, СНИЛС, подписанную доверенность на право подписи, заявление на выпуск сертификата) проводит идентификацию.

Итак, если у вас уже есть ЭП, компьютер с выходом в интернет и браузер, подключение к сервису займет в среднем 15 минут. Рассмотрим эту процедуру на примере Synerdocs:

1.   Регистрация.

2.   Загрузка сертификата электронной подписи.

3.   Автоматическая настройка рабочего места.

Всё. После этого вы можете принимать и подписывать электронные документы. Расширенные функции, включая отправку контрагентам, появляются уже после оплаты тарифа.

А что потом?

Допустим, вы подключились к сервису ЭДО, оплатили тариф и у вас даже есть несколько поставщиков, которые тоже работают с электронными документами. Оповестите их о своей готовности к обмену. Это можно сделать, отправив приглашение прямо из сервиса ЭДО. После того как контрагенты примут его, можно высылать юридически значимые электронные документы.

Теперь о процессах, которые можно автоматизировать интернет-магазину в первую очередь, чтобы минимизировать потери из-за спада покупательского спрос во время карантина.

Процесс № 1. Прежде всего, это приемка товара покупателем. В том случае если стороны обмениваются электронными накладными ТОРГ-12 через сервис ЭДО, то интернет-магазин может получить пакет документов на поставку буквально за считанные минуты. Останется только дождаться, когда товары привезут на склад, удостовериться в их точном количестве и качестве, а после – оформить приемку в учетной системе.

Процесс № 2. Отсюда вытекает, что благодаря ЭДО можно автоматизировать обмен всеми документами на поставку.

Товарная накладная ТОРГ-12, акт об установленном расхождении ТОРГ-2, счет-фактура – основа трафика для e-commerce. Поставщик в электронном формате может отправить универсальный передаточный документ (УПД), который объединяет в себе свойства и счета-фактуры, и первички (например, ТОРГ-12). В сервисе ЭДО срок доставки мгновенный. Значит, интернет-магазин может оперативно принять товар и начать его реализацию. А поставщик быстрее получит оплату за отгрузку.

Процесс № 3. Что еще можно упростить и ускорить на удаленке, так это выявление расхождений и корректировку первичных документов.

Различия в количестве либо в качестве продукции – головная боль для любого ритейлера, так как требуется оформление акта об установленном расхождении ТОРГ-2. Но если поставщик и покупатель обмениваются электронными документами, то последний может сразу же оповестить сторону об обнаружении неточностей: подписать накладную ТОРГ-12 с учетом расхождений и приложить составленный в произвольном формате акт по форме ТОРГ-2 в сервисе ЭДО.

Уже сегодня многие компании сектора e-commerce предпочитают работать с электронными документами и предъявляют такие же требования к своим партнерам. С учетом того, что ЭДО и без того тренд последнего десятилетия, сейчас его популярность набирает новые обороты. Электронные документы никто не трогает руками, а работа с ними оперативнее и удобнее.

Материал по теме

5 сервисов, необходимых каждому интернет-магазину

Материал по теме

В Яндекс.Метрике появилась сегментация по шагам составной цели

Материал по теме

Mail.Ru Group запустила предиктивный сервис для ритейлеров

Подписаться на новости

Актуальное сейчас

Wildberries и Ozon вновь повышают комиссии для продавцов

Два крупнейших российских маркетплейса, Wildberries и Ozon, практически синхронно объявили о повышении тарифов для продавцов, которое вступит в силу в конце сентября – начале октября 2025 года.  Wildberr...

"Золотое Яблоко" собрало на онлайн-витрине российские бренды

Сеть "Золотое Яблоко" представила на своей цифровой платформе раздел "Бренды из России", объединивший около 100 тысяч товаров от 2400 отечественных производителей. Ассортимент будет постоянно пополнятьс...

Яндекс Еда запускает мультиплатформенные заказы

Яндекс Еда запустила по всей России функцию "Мультизаказ", позволяющую объединять в одном заказе товары из двух разных точек - будь то два ресторана, два магазина или их комбинация. Ранее пилотный проект тестир...

Ozon расширяет доставку "по клику" для непищевых товаров

 Ozon расширил на регионы сервис доставки товаров "по клику курьером". Услуга, ранее доступная в Москве, стала работать во всех городах присутствия сервиса Ozon Fresh. Новый формат позволяет покупате...

Как создать интернет-магазин в Telegram Mini App: инструкции и кейсы

Если раньше Telegram воспринимался как альтернатива WhatsApp, то сейчас это платформа с большим набором функций. Одна из них — Mini Apps, которая позволяет создать магазин внутри мессенджера, где пользователи м...

Роботы начали доставлять еду пассажирам в аэропорту Шэньчжэня

Аэропорт Шэньчжэня в партнерстве с платформой Meituan запустил первую в Китае сервисную платформу по доставке еды и товаров с помощью автономных роботов. Пассажиры теперь могут заказывать продукты из 11 точ...

Согласие на обработку персональных данных

×

Физическое лицо, оставляя заявку на веб-сайте e-pepper.ru через форму подписки на e-mail рассылку, действуя свободно, своей волей и в своем интересе, а также подтверждая свою дееспособность, предоставляет свое согласие на обработку персональных данных (далее — Согласие) Обществу с ограниченной ответственностью «МАКС ТЕХНОЛОДЖИ» (ООО «МАКС ТЕХНОЛОДЖИ») (ИНН 7701370771), которому принадлежит веб-сайт e-pepper.ru и которое зарегистрировано по адресу 115114, Москва, 1-й Павелецкий проезд, 1/42к2, помещение 1а/2п, офис 4, на обработку своих персональных данных со следующими условиями:

  1. Данное Согласие дается на обработку персональных данных, как без использования средств автоматизации, так и с их использованием.
  2. Согласие дается на обработку следующих моих персональных данных: персональные данные, не относящиеся к специальной категории персональных данных или к биометрическим персональным данным: адрес электронной почты (e-mail); имя; сведения о месте работы; номер мобильного телефона.
  3. Цель обработки персональных данных: обсуждение возможного проекта.
  4. В ходе обработки с персональными данными будут совершены следующие действия: сбор; запись; систематизация; накопление; хранение; уточнение (обновление, изменение); извлечение; использование; передача (предоставление, доступ); блокирование; удаление; уничтожение.
  5. Персональные данные обрабатываются в течение 30 дней с момента отказа в дальнейшем обсуждении проекта или с момента принятия решения о заключении договора на проект в соответствии с ч. 4 ст. 21 152-ФЗ, смотря что произойдет раньше.
  6. Согласие может быть отозвано вами или вашим представителем путем направления ООО «МАКС ТЕХНОЛОДЖИ» письменного заявления, по адресу 115114, Москва, 1-й Павелецкий проезд, 1/42к2, помещение 1а/2п, офис 4.
  7. В случае отзыва вами или вашим представителем Согласия ООО «МАКС ТЕХНОЛОДЖИ» вправе продолжить обработку персональных данных без него при наличии оснований, указанных в пунктах 2 — 11 части 1 статьи 6, части 2 статьи 10 и части 2 статьи 11 Федерального закона № 152-ФЗ «О персональных данных» от 27.07.2006 г.
  8. Настоящее согласие действует все время до момента прекращения обработки персональных данных, указанных в п. 6 и п. 7 Согласия.