Как интернет-магазину за 15 минут перейти на удаленный обмен документами

Игорь Бахарев

Пока в России действуют карантинные меры, работа с бумажными счетами, актами, договорами стала небезопасна. Но это не значит, что выставлять документы контрагентам, подписывать договоры и допсоглашения теперь невозможно. На первый план выходят программы и приложения, позволяющие работать дистанционно. Сервисы электронного документооборота (ЭДО) – в их числе. Евгения Герасимова из Synerdocs рассказала, как технически подготовиться к так называемому "бесконтактному обмену" и какие бизнес-процессы интернет-магазину стоит перевести в электронный вид в первую очередь.

Российские законы не запрещают бизнесу обмениваться электронными документами с контрагентами. Напротив, государство всячески поддерживает предпринимателей в этом направлении. Останавливаться на теме легитимности ЭДО отдельно не будем, в интернете предостаточно информации об этом. 

Как подключить ЭДО в домашних условиях

На самом деле здесь все просто. Для того чтобы начать обмениваться юридически значимыми документами без бумаги, нужен минимум: электронная подпись (ЭП), компьютер с доступом в интернет и 15 минут.

Как правило, сервисы ЭДО предлагают пользователям несколько вариантов работы, чаще всего это:

●    веб-клиент, открывающийся в любом современном интернет-браузере;

●    интеграционное решение с учетной системой (например, с 1С).

Также большинство сервисов обмена поддерживают квалифицированную электронную подпись (КЭП). Если ваша компания уже сдает налоговую отчетность через интернет, у главного бухгалтера должна быть КЭП. В противном случае заказать ее можно в любом аккредитованном удостоверяющем центре (УЦ) либо на сайте Оператора ЭДО. Но лучше всего остановить свой выбор на облачной подписи, так как для работы с ней не потребуется установка дополнительных программ на ПК.

Что касается идентификации – это обязательное условие получения ЭП. Сегодня некоторые УЦ предоставляют такую услугу удаленно. Сотрудник УЦ приезжает к клиенту и при наличии всех необходимых документов (при себе нужно иметь паспорт, СНИЛС, подписанную доверенность на право подписи, заявление на выпуск сертификата) проводит идентификацию.

Итак, если у вас уже есть ЭП, компьютер с выходом в интернет и браузер, подключение к сервису займет в среднем 15 минут. Рассмотрим эту процедуру на примере Synerdocs:

1.   Регистрация.

2.   Загрузка сертификата электронной подписи.

3.   Автоматическая настройка рабочего места.

Всё. После этого вы можете принимать и подписывать электронные документы. Расширенные функции, включая отправку контрагентам, появляются уже после оплаты тарифа.

А что потом?

Допустим, вы подключились к сервису ЭДО, оплатили тариф и у вас даже есть несколько поставщиков, которые тоже работают с электронными документами. Оповестите их о своей готовности к обмену. Это можно сделать, отправив приглашение прямо из сервиса ЭДО. После того как контрагенты примут его, можно высылать юридически значимые электронные документы.

Теперь о процессах, которые можно автоматизировать интернет-магазину в первую очередь, чтобы минимизировать потери из-за спада покупательского спрос во время карантина.

Процесс № 1. Прежде всего, это приемка товара покупателем. В том случае если стороны обмениваются электронными накладными ТОРГ-12 через сервис ЭДО, то интернет-магазин может получить пакет документов на поставку буквально за считанные минуты. Останется только дождаться, когда товары привезут на склад, удостовериться в их точном количестве и качестве, а после – оформить приемку в учетной системе.

Процесс № 2. Отсюда вытекает, что благодаря ЭДО можно автоматизировать обмен всеми документами на поставку.

Товарная накладная ТОРГ-12, акт об установленном расхождении ТОРГ-2, счет-фактура – основа трафика для e-commerce. Поставщик в электронном формате может отправить универсальный передаточный документ (УПД), который объединяет в себе свойства и счета-фактуры, и первички (например, ТОРГ-12). В сервисе ЭДО срок доставки мгновенный. Значит, интернет-магазин может оперативно принять товар и начать его реализацию. А поставщик быстрее получит оплату за отгрузку.

Процесс № 3. Что еще можно упростить и ускорить на удаленке, так это выявление расхождений и корректировку первичных документов.

Различия в количестве либо в качестве продукции – головная боль для любого ритейлера, так как требуется оформление акта об установленном расхождении ТОРГ-2. Но если поставщик и покупатель обмениваются электронными документами, то последний может сразу же оповестить сторону об обнаружении неточностей: подписать накладную ТОРГ-12 с учетом расхождений и приложить составленный в произвольном формате акт по форме ТОРГ-2 в сервисе ЭДО.

Уже сегодня многие компании сектора e-commerce предпочитают работать с электронными документами и предъявляют такие же требования к своим партнерам. С учетом того, что ЭДО и без того тренд последнего десятилетия, сейчас его популярность набирает новые обороты. Электронные документы никто не трогает руками, а работа с ними оперативнее и удобнее.

Материал по теме

5 сервисов, необходимых каждому 

Материал по теме

В Яндекс.Метрике появилась сегментация по шагам составной 

Материал по теме

Mail.Ru Group запустила предиктивный сервис для 

Подписаться на новости

Актуальное сейчас

Сергей Черемисин (AliExpress Россия): за 3-4 года оборот российского eCommerce достигнет 10% от оборота ритейла

В июне 2020 года оборот AliExpress Россия был на 30% выше, чем в мае и на 60% больше показателя апреля. Всего за июнь покупатели маркетплейса сделали 25 млн заказов, причём средний чек год к году увеличен на 38...

AliExpress запустит еженедельные распродажи

AliExpress начинает серию еженедельных распродаж товаров в категории "мода". Каждый вторник компания обещает распродавать со скидками одежду, обувь, сумки, украшения, аксессуары, белье и так далее. Первая...

Как новый калькулятор помог сети "Технониколь" нарастить продажи на 25%

Торговая сеть "Технониколь" запустила новый калькулятор, который поможет заказчику рассчитать необходимый для строительства или ремонта объем и виды строительных материалов. Типичный способ использования ...

Amazon переформирует ТЦ в центры доставки

Amazon планирует выкупить часть площадей в американских торговых центрах и использовать их под собственные пункты выдачи. В настоящее время интернет-гигант ведет переговоры с одним из крупнейших владельцев т...

Performance Group привёл на юг свои eGrocery-сервисы

В Ростове-на-Дону запустились сервисы доставки готовых рационов питания Level Kitchen и My Food, входящие в холдинг Performance Group. Город стал пятым по счету миллионником, в котором будут работать бренды...

ЦБ прекратил ограничивать комиссию по эквайрингу

Банк России отменил ограничения на размер комиссий, которые кредитные организации берут за прием платежных карт. Регулятор отмечает, что такая мера была целесообразна в начале пандемии и способствов...