Гайд по чекам для онлайн-торговли

Вы можете подключить кассу для онлайн-продаж и бить чеки, но все равно попасть на проблемы с налоговой. Почему? С экспертами “Цифровой кассы” Эвотора собрали гайд по фискализации для интернет-магазинов. Когда можно пробивать два чека, а когда ― один? Что обязательно должно быть указано в чеке? Можно ли использовать одну и ту же кассу для онлайн и офлайн продаж? Проверьте себя, делаете ли вы все это правильно.

Несмотря на мораторий на плановые проверки у ФНС все равно есть инструменты для проверки использования касс в офлайн и онлайн торговле. И кроме контрольных закупок, например, ФНС в этом году достаточно активно призывает самих покупателей проверять чеки в приложении налоговой и обращаться к ним при любых нарушениях. 

Требования в оформлении чека прописаны в ст. 4.7 54-ФЗ: для электронных и бумажных чеков они отличаются по некоторым пунктам. Например, не нужно указывать должность и фамилию сотрудника, осуществляющего расчетов, а надо ― электронную почту и сайт продавца и электронную почту покупателя. Требования к чеку по SMS ―  в п.3. ст. 1.2 закона. 

Два чека: предоплата и полный расчет

Налоговая еще два года назад (Письмо ФНС от 19 марта 2021 г. АБ-3-20/2062@) объяснила, что нужно формировать два чека. Первый ― сразу после оплаты, второй ― в момент доставки/отгрузки товара или оказания услуги. 

Первый кассовый чек вы формируете в момент получения оплаты. В этом чеке должен стоять признак  способа расчета: либо предоплата 100%, либо предоплата, либо аванс ― если конечный список товаров неизвестен.

Второй чек формируете после передачи/отгрузки товара (оказания услуги). В чеке должно быть указано:

·         признак способа расчета ― "полный расчет" 

·         общая сумма расчета с учетом ранее внесенной предоплаты

·         код товара, если он маркированный.

Если доставку осуществляет сторонняя курьерская служба ― агент, то она и формирует второй чек, указывая дополнительно в чеке признак агента и данные поставщика.

А один чек? Можно, но осторожно

В октябре этого года в ответ на обращение (Письмо ФНС от 19 октября 2023 г. ЗГ-3-20/13522@) ФНС уточнила, что с согласия покупателя можно формировать и один чек с признаком способа расчета "полный расчет" без последующего формирования чека в момент отгрузки товаров, оказания услуг. В этом случае сумма расчета сразу учитывается как “реализация”.

В Письме ФНС уточняется, что определенной формы согласия законодательством о применении ККТ не установлено. Можно, например, включить пункт о согласии покупателя получить один чек в оферту на сайте или в чекаут. 

Вариант с одним чеком неприменим для продавцов маркированных товаров, у которых на моменте оплаты нет технической возможности добавить в чек код товара. Но если товароучетная система заранее “знает”, какую конкретную единицу товара покупатель приобрел, то код можно сразу добавить в чеке. Или даже если продажи ведутся полностью в ручном режиме, кассир может запросить со склада коды и сразу добавить их в первый чек.

Касса есть, да чеки не ушли

К первичной настройке стоит отнестись максимально внимательно. Встречаются нелепые ошибки, когда при подключении кассы указывают неверные данные даже по ключевым параметрам: ставки НДС, ставки налогообложения или агентской схемы, и в итоге сталкиваются с вопросами от налоговой и необходимостью пробивать чеки коррекции.

Важно также не пропускать сроков замены ФН. К примеру, несколько лет назад ФНС 

начислила каршерингу BelkaCar штраф в 259 млн рублей по ст. 14.5 ч. 2  КоАП РФ,  так как в течение недели компания не передавала чеки в налоговую из-за окончания ресурса ФН. В налоговой посчитали, что компания вообще перестала использовать ККТ. В апелляционном суде, только через год дело было переквалифицировано по ст. 14.5 ч. 4  КоАП РФ “Применение кассовой техники, которая не соответствует законным требованиям” ― и каршеринг заплатил-таки штраф, но гораздо меньший ―  5000 рублей. У большинства провайдеров сейчас есть защита от такой ошибки ― касса не даст сформировать чек, если срок ФН закончился или он заполнился. Также оператор  будет заранее предупреждать о необходимости замены заранее.

Касса ― кассе рознь 

Облачную кассу нельзя использовать для стационарной торговли (магазин, островок в ТЦ, киоск, лавка, в том числе пункт выдачи заказов). В точке, если вы принимаете оплату от клиентов, касса должна физически присутствовать. 

К сожалению, такие ошибки встречаются. Вот пример из жизни ― небольшой спорт-клуб использовал облачную кассу для приема онлайн-оплаты посещений и абонементов. ФНС обнаружила, что в чеках клуба не указан физический адрес и имя кассира, а сама касса (облачная) зарегистрирована по другому адресу. Клиенту было вынесено предупреждение. При повторных нарушениях налоговая может уже наложить штраф.

Кроме того, некоторые платежные агенты (Робокасса, Cloudpayments, ЮKassa) предлагают услуги по формированию чеков по агентской схеме, без аренды кассы. В чеке продавец будет указан в роли поставщика, а в роли продавца — сам сервис. Однако в  Письме ФНС от 6 сентября 2023 г. АБ-4-20/11334@ отмечается, что: 54-ФЗ такую схему не предусматривает, а обязанность по применению ККТ и формированию чека не является услугой и не может быть перепоручена третьим лицам. 

Резюмируем, как оформлять продажу интернет-магазинам:

·         обычно нужно бить два чека

·         но один чек тоже подойдет, если это полная оплата, сразу учитывается как реализация и есть согласие от клиента 

·         Отнеситесь внимательно к ошибкам, чтоб не было проблем с налоговой

·         Агентская схема (без аренды кассы с ФН) сейчас находится вне правового поля, т.к. не регулируется 54-ФЗ.

·         Каждой кассе свое место, выбирайте облачную или стационарную правильно.