Как электронный документооборот помогает в ритейле: сложности перехода и чек-лист для внедрения

Вы заметили в последнее время возросший интерес к теме ЭДО заказчиков именно из сферы ритейла? Каковы ваши наблюдения? 

Законодательство о маркировке товаров поспособствовало популяризации ЭДО у представителей ритейла. Так, вышли Постановления Правительства РФ об обязательной маркировке товаров, подразумевающие обязательное использование ЭДО при торговле маркированным товаром. 

Причём интерес к ЭДО возрос не только у сетей, но и у розничных магазинов. Напомню, что с 1 июля 2020 года маркировка стала обязательна для крупного сегмента ритейла – продавцов табака и обуви.

Пандемия как-то повлияла на заказчиков?

Да, конечно, пандемия коронавируса также оказала влияние. В этот период был ряд ограничений в работе курьерских служб и Почты: нужно было искать новые решения, чтобы не останавливать бизнес. ЭДО во время пандемии имеет существенные плюсы:

• можно не прикасаться к бумаге, на которой может быть вирус;

• можно работать с документами из дома со своего собственного компьютера, смартфона или планшета.

Подключение к нашим сервисам для электронного документооборота за период апрель-сентябрь 2020 года увеличилось в пять раз по сравнению с аналогичным периодом прошлого года. В апреле 2020 года спрос на нашу программу для электронного документооборота вырос более чем на 150 %, а в мае – в восемь раз по сравнению с прошлым годом. 

Почему до сих пор не все компании перешли на ЭДО? Что мешает представителям ритейла? 

ЭДО нужно чётко разделять на юридически значимый (ЮЗЭДО) и на просто обмен электронными сообщениями единого формата, входящими в состав EDI. Такими сообщениями являются заказ, подтверждение заказа, ценовой лист, уведомление об отгрузке и другие. 

В ритейле EDI применяется уже давно – около десяти лет. Но это не ЮЗЭДО. С определённого времени операторы стали включать ЮЗЭДО в состав предложений по EDI. Некоторые сети используют УПД (универсальный передаточный документ) как ещё один документ в составе документооборота.

Те сети, которые ещё не перешли на ЮЗЭДО, в связи с вышедшим Постановлением стали вынуждены начать его применять, а именно – использовать универсальный передаточный документ (УПД). В его состав входит и накладная, и счёт-фактура.

Рано или поздно все товарные группы перейдут на обязательную маркировку. Если компания перешла на ЭДО хотя бы по одной товарной группе, то видит смысл переходить на ЭДО со всеми поставщиками, т. к. разделять бумажный и электронный документооборот нецелесообразно и сложно.

Многие компании поставляют не только табак, но и другие товары, и продают их вместе. Например, у крупнейших дистрибьюторов табака в ассортименте есть снеки, воды, энергетики, зажигалки, сопутствующие товары к табаку. Отгружая поставку, они включают в УПД не только табак, а весь ассортимент, который заказывает клиент. 

Какие плюсы получит торговая компания при переходе на ЭДО? 

Использование ЭДО – это сокращение времени на подписание и согласование документов, минимизация рисков, связанных с ошибками из-за человеческого фактора, подтверждение корректности документа по его формату и сокращение расходов на бумагу и оплату работы курьерских служб. 

С какими сложностями сталкивается именно продуктовый ритейл при попытках полностью перейти на ЭДО? 

Когда ранее к ритейлеру приходила поставка, он принимал её путём пересчёта количества с дальнейшей приёмкой по качеству. Маркировка обязывает принимать товар путём сканирования DataMatrix кодов на товаре. Это увеличивает время на приёмку товара, но исключает вероятность приёмки товаров с невалидными кодами или кодами, которые не соответствуют данным в УПД. 

У «продвинутых» ритейлеров приёмка товара уже давно применяется с помощью сканера штрих-кодов, и таким образом сверяется количество товара. Поэтому если торговая точка подготовлена к сканированию, то проблем нет.

Если место приёмки не оборудовано 2D-сканером или терминалом сбора данных (ТСД), то возникает необходимость в их приобретении. Многие не хотят идти на дополнительные издержки. Ещё одна проблема для ритейлера – не все поставщики хотят переходить на ЭДО до момента регламентации обязательности тем или иным постановлением.

Однако если говорить о работе с маркированным товаром, то поставщик уже обязан применять ЭДО, а до него – производитель. Эта цепочка последовательности введения ЭДО «производитель-поставщик-продавец» уже хорошо отлажена в системе маркировки.

Когда применяется ТСД вместо сканера? 

При поступлении большого количество товара. Также есть возможность загрузить в него электронный документ (накладную) и сверять с кодами на товаре на месте приёмки. А сканер просто сканирует и отправляет эти сведения в учётную систему, без визуализации документа на месте приёмки. Например, если вы подключили наше веб-решение, вы можете использовать либо наше мобильное приложение, либо сканер, либо ТСД, то есть Файлер поддерживает работу данных устройств.

Помимо сканера или ТСД место приёмки должно быть оборудовано компьютером. 

Говорим ЭДО, подразумеваем еще и EDI? Или все зависит от конкретной компании и её сферы бизнеса? Обязательно ли ритейлу иметь и ЭДО, и EDI? 

Да, это зависит от конкретной компании. Для сетей, например, EDI – это неотъемлемая часть для работы с поставщиками. EDI помогает сети получить именно то количество и тот ассортимент товара, который она заказывает. И от этого делать дальнейшее планирование по товарному стоку, исходя из оборачиваемости товара на полке. Но EDI не является обязательным. ЭДО же необходим всему ритейлу, если в его ассортимент входят товары, подлежащие обязательной маркировке. 

Достаточно ли для перехода на ЭДО иметь только CRM? 

CRM к электронному документообороту отношения не имеет. CRM это система управления взаимоотношениями с клиентами или прикладное программное обеспечение для организации. CRM автоматизирует внутренние бизнес-процессы.

Для перехода на ЭДО в первую очередь необходимо отразить это в учётной политике компании. Далее проанализировать все схемы документооборота в компании: все этапы, количество задействованных сотрудников, определить все узкие моменты и принять решение об отказе от использования бумаги. Выбрать оператора и определить подходящее для вас техническое решение: либо это веб-версия, либо интеграция с вашей учётной системой. Ну и последний шаг – это подключить ваших контрагентов к ЭДО. 

Обязательно ли соблюдать эту очерёдность: сначала наладить внутренний ЭДО, затем внешний? Или можно поменять очерёдность? От чего зависит этот выбор? 

Внутренний ЭДО не может быть юридически значимым, потому что компания внутри себя ничего не продаёт и не оказывает услуги. Внутренний ЭДО – это маршрутизация и согласование документов между отделами и подразделениями, часто он бывает в составе CRM-систем или внутренней программы. Он абсолютно не связан с внешним ЭДО. Поэтому говорить об очерёдности или выборе не имеет смысла.

ЮЗЭДО с контрагентами подразумевает отлаженную цепочку маршрутизации документа: он попадёт на подпись именно тому сотруднику, который имеет право подписывать документы и несёт за это ответственность.

Если компания по законодательству должна использовать ЭДО или принимает решение об отказе от бумажного документооборота – то подключает внешний ЭДО. При этом может использовать внутренний ЭДО для каких-то своих целей и нужд. 

Сейчас на рынке активно развивается кадровый ЭДО, когда сотрудники имеют возможность дистанционно подписывать заявление на отпуск или о переводе на другую должность и прочее. Это также отдельное направление электронного документооборота.

Какие первые шаги нужно обязательно сделать ритейлеру, чтобы перейти на ЭДО? Нужно ли будет внедрять какие-то новые информационные системы? Если да, то какие? 

Для начала нужно организовать рабочую группу, в которой будут все заинтересованные лица и сотрудники компании (бухгалтер, руководитель, IT-специалист - при необходимости).

Необходимо зафиксировать переход на ЭДО со своими конграгентами, т. е. прописать это в договорах поставки или в соглашениях к действующим договорам. Выбрать оператора электронного документооборота, выбрать подходящее решение оператора. Оборудовать склад сканерами или ТСД для приёмки товара.

Если говорить об информационных системах, то на сегодняшний день у каждой сети или торговой точки уже есть какая-то учётная система, и ЭДО встраивается в эту систему: тогда не требуется устанавливать ничего дополнительно. Например, большинство ритейлеров используют учётную систему 1С. 

Если в торговой точке не было учетной системы, можно использовать веб-решения и работать с электронными документами, не усложняя процессы.

Электронная подпись – также необходимый атрибут ЭДО, но если компания уже сдаёт отчётность в электронном виде, то она у неё есть. ЭП для отчётности подойдёт и для работы с электронными документами.

При внедрении ЭДО надо определить сотрудников, уполномоченных на подписание УПД, и оформить на них электронную подпись. 

Порекомендуйте, как выбрать оператора ЭДО именно для сектора ритейла?

Если торговая сеть уже использует EDI какого-то оператора, то выбирать другого ей уже и не требуется, можно подключить ЮЗЭДО у него. Действующие операторы EDI в большинстве своём эту функциональность поддержали.

А если компания ещё не использует EDI или это новый бизнес? Как выбрать оператора? 

Новому бизнесу нужно в первую очередь определиться, как он будет работать с поставщиками? Необходим ли ему EDI? Если да, то в составе EDI он также получит ЮЗЭДО. Нужно посмотреть на то, как давно оператор на рынке, с каким количеством контрагентов он работает, какая функциональность у предоставляемого им сервиса, насколько она отвечает нуждам бизнеса. Ну и, естественно, на цену.

Компания также может обратить внимание на оператора, через которого сдаёт отчётность в электронном виде – многие из них также предлагают сервисы по ЭДО. Такском, например, предоставляет как продукты для отчётности через интернет, так и для ЭДО с контрагентами. В тарифы для отчётности уже включены пакеты исходящих сообщений по ЭДО.

Ещё один критерий отбора – это то, какие услуги предоставляет оператор по работе с маркированным товаром. Как я уже говорила, массовый переход на ЭДО сейчас связан именно с законодательством о переходе на ЭДО при торговле маркированным товаром.