Когда eСommerce в России полностью перейдет на электронный документооборот?

Один из тормозов современного ритейла - документооборот. Даже те компании, которые уходят от чистого офлайна и выстраивают общение с клиентами через сеть, до сих пор используют бумажные документы. Бизнес-аналитик Synerdocs Алиса Муратова рассказала о вполне стандартных бумажных процессах в eСommerce, которые можно и даже нужно переводить в электронный вид.

Обозреватель всемирно известной интернет-компании Shopify Герберт Луи в своей статье «Каково будущее электронной коммерции в 2018 году и дальше? 10 трендов» поставил автоматизацию электронной коммерции на почетное третье место и назвал ее «доступной реальностью сегодняшнего бизнеса». 

И хоть автор перечислил тренды, касающиеся американского рынка, часть из них справедливы и в отношении отечественного. Тем более что в России именно сферу eСommerce можно назвать пионером в области автоматизации процессов.

Онлайн-ритейл использует в своей работе информационные системы различного уровня: ERP, CRM, ECM и другие. Продажи, планирование, анализ данных, учет товаров, взаимодействие с контрагентами и клиентами – все процессы постепенно переходят в электронное поле. Поэтому не удивительно, что и документооборот с поставщиками планомерно переходит в цифру. Причем это касается не только бухгалтерских документов типа товарной накладной ТОРГ-12, но и отраслевых – накладных на внутреннее перемещение ТОРГ-13, актов серии МХ (МХ-1, МХ-3), актов на расхождение ТОРГ-2, договоров на поставку и других.

Договор на поставку в электронном виде

Крупные представители eСommerce работают с сотнями и тысячами поставщиков. Некоторые компании ежегодно вносят поправки во взаимоотношения со своими контрагентами, и последние не всегда могут вовремя среагировать на изменения и перезаключить договоры с новыми условиями. Подписание договоров затягивается, из-за чего может откладываться реализация продукции. Выводы перевода договорных отношений в электронный вид очевидны:

1. Участники сделки заинтересованы в том, чтобы ускорить заключение соглашений.
2. У сторон появляется далеко не праздное желание отслеживать движение договоров.
3. И eСommerce, и сами поставщики хотят управлять ежегодным перезаключением соглашений.

На последней потребности остановлюсь подробнее. Дело в том, что летом 2016 года были внесены поправки в Федеральный закон «Об основах государственного регулирования торговой деятельности в РФ» № 381-ФЗ . Поправки коренным образом повлияли на работу ритейлеров.

Интересен пример из практики Wildberries – крупнейшего розничного интернет-магазина одежды, обуви и аксессуаров в России, лидирующего в сегменте eСommerce по объему выручки.

До 2014 года, когда компания перешла на электронный документооборот с поставщиками, заключение договоров систематически затягивалось до нескольких недель. Особенно медленно длилось согласование нестандартных договоров. Такое положение дел не устраивало ни интернет-магазин, ни его контрагентов. Требовалось сократить срок согласования и доставки договорных документов до 2-3 дней. Кроме того, перед интернет-магазином стояли другие важные задачи – снизить трудоемкость и фонд оплаты труда сотрудников, занимающихся согласованием договоров и дополнительных соглашений; исключить курьерскую доставку; свести на нет потери бумажных документов.

Сейчас документооборот с поставщиками в компании полностью автоматизирован и выглядит следующим образом:

1. На подготовительном этапе поставщик, как будущий партнер, знакомится с проектом договора – его шаблоном. Далее он регистрируется в сервисе обмена документами, загружает сертификат электронной подписи (сразу проходит проверка на соответствие данных сертификата данным компании).

2. Поставщик загружает копии договорных документов в сервис и одновременно проверяет их и реквизиты своей компании на соответствие. Далее посылает документы в адрес интернет-магазина.

3. Сотрудник Wildberries, ответственный за работу с договорными документами, проводит проверку копий, формирует электронный договор с нужными данными и подписывает его электронной подписью.

4. Поставщик мгновенно получает подписанный договор через сервис и знакомится с его содержимым.

5. Сотрудники Wildberries видят информацию о том, что договор подписан второй стороной. Значит, теперь можно начинать поставки.

Принципиальная позиция интернет-магазина по отношению к своим поставщикам позволяет ей ежегодно экономить миллионы рублей на бумажных документах и почтовых пересылках.

• Компания перешла на ведение единого реестра договоров, где отследить сроки действия можно в пару кликов.
• Уменьшилось количество сотрудников, занятых работой с договорами.
• Оптимизированы ресурсы на обработку бумажной документации.
• Полностью исключены курьерская доставка и «бумажные потери».

Работа с расхождениями по-новому

Законодательство разрешает переводить данные документы в электронный вид, а формализация обсуждается на уровне Министерства финансов и Федеральной налоговой службы уже как минимум третий год. В начале 2018 года были новости о том, что в ближайшее время опубликуют формат ТОРГ-2. При этом в проекте закона речь идет исключительно об этом документе. А что делать тем, кто использует, например, акты о приемке материалов М-7 или акты произвольной формы? Такие компании тоже есть, и их не мало.

Интернет-магазины, которые все еще используют бумажный документооборот, работая на бумаге, как правило, оформляют расхождения одним из двух способов: 1) Подписывают ТОРГ-12 с учетом расхождений, оформляют ТОРГ-2, отправляют документы либо с водителем сразу же после разгрузки, либо почтой, либо ждут следующей поставки; 2) Делают вычерки в ТОРГ-12 и отправляют обратно.

При такой работе невозможно отследить, какие позиции приняты, а по каким есть расхождения. Кроме того, бумаги до контрагента идут долго и теряются в пути, что затягивает процесс выставления закрывающих документов. 

Чтобы сократить время на получение оплаты товаров и услуг, уменьшить сроки выставления корректировок и закрывающих документов, удобнее всего перевести работу с расхождениями в электронный вид. Последовательность действий при этом сильно не меняется, но разница в том, что при обнаружении расхождений интернет-магазин может моментально уведомить контрагента, отправив ему в сервисе ЭДО адрес товарную накладную, подписанную с учетом расхождений, и акт ТОРГ-2.

Какую пользу несет работа с расхождениями в электронном виде?

• подписание происходит в рамках 1 дня;
• сокращаются сроки выставления закрывающих документов;
• обеспечивается юридическая значимость процесса;
• достигается экономия на бумаге и почтовых пересылках: 5 рублей за 1 документ вместо 40 («Почта России») или 70 (курьер);
• нет необходимости в массовом хранении бумажной документации;
• оперативная доставка и принятие к учету;
• отслеживание позиционно принятых/непринятых товаров с целью дальнейшей продажи;
• сокращаются затраты на печать.

Безбумажный склад и электронные акты МХ

Особенное место в деятельности компаний eСommerce занимают документы МХ-1 (акты о приеме-передаче товарно-материальных ценностей на хранение) и МХ-3 (акты о возврате товарно-материальных ценностей, сданных на хранение). По причине колоссальных объемов бумажных МХ от них стремится избавиться любой интернет-магазин.

Разберемся, откуда берется такое количество актов. Ежедневно может производиться порядка 100 операций по сдаче и возврату товаров. На одну партию сотрудники склада составляют два документа МХ-1 и два МХ-3 (для каждой из сторон соответственно). По самым минимальным подсчетам, выходит 8 листов бумаги А4, но на практике они превращаются в сотни страниц. Для хранения бумажных актов необходимы огромные площади. А теперь представьте, в какой квест превращается поиск конкретного документа среди этого многотысячного архива.

Отмечу, что законодательство разрешает переводить акты МХ в электронный вид. Но в отличие от других первичных учетных документов чаще всего они необходимы для внутреннего учета и сдачи отчетности. Их могут затребовать «раз в пятилетку» в случае каких-либо проверок. Хотя даже это происходит крайне редко.

Логично, что eСommerce хочет уйти от традиции работы с бумажными МХ. Многие компании уже сейчас ставят перед собой задачи:

1. Сократить расходы на обработку актов МХ (создание, распечатка, подписание, отправка).

2. Упростить процесс архивации этих документов и доступ к архиву.

3. Обеспечить быстрый поиск конкретных актов МХ.

4. Высвободить площади, занимаемые бумагой, под более полезные цели.

5. Сократить время ожидания подписанных документов

Как меняется работа с актами МХ при их переводе в электронный вид? Сотрудник склада, где хранится продукция, создает МХ в учетной системе, подписывает электронной подписью и отправляет в сторону головной организации через оператора электронного документооборота. Сотрудник торговой сети получает документы в своей учетной системе и также подписывает электронной подписью. Таким образом, документ завизирован обеими сторонами и хранится либо в сервисе обмена, либо в корпоративной информационной системе.

Среди ощутимых плюсов использования электронных МХ – оперативный доступ к архиву, где поиск необходимого документа в случае проверок займет буквально пару минут, а также быстрые корректировки и отказ от почтовых пересылок.

***

Возвращаясь к вопросу о том, когда же eCommerce полностью перейдет на электронный документооборот, хочется ответить, что это произойдет гораздо быстрее, чем кажется на первый взгляд. Многие компании уже осваивают ЭДО. Например, Wildberries перевели в «цифру» процесс договорной кампании. Другие автоматизируют работу с расхождениями, актами МХ и остальными отраслевыми документами. И здесь главная задача оператора ЭДО состоит не в том, чтобы просто оцифровать бумагу, а в том, чтобы автоматизировать и сделать удобными процессы работы с данными документами.