Как внедрить CRM для подбора в ретейле: опыт красноярской сети "Вираж"

Игорь Бахарев

В "новой реальности", когда условия меняются крайне быстро, кадры остаются главным ресурсом и ценностью для компаний. В такой ситуации связь HR и бизнеса ещё теснее, а инструменты автоматизации подбора, в том числе CRM-системы, становятся особенно актуальными, считают аналитики hh.ru.

Как показала пандемия, российский бизнес продемонстрировал высокую адаптивность, восстановившись быстрее, чем предполагали эксперты. В этом ключе интересен опыт региональных компаний, которые, чтобы сохранять клиентов, смогли перестроить бизнес-процессы. Например, региональный ретейл пересматривает не только работу клиентского блока (расширяет ассортимент, развивает сеть магазинов, улучшает сервис и повышает качество обслуживания), но и бэк-функции, в том числе кадровую политику, работу HR-службы.

Например, красноярский ретейлер "Вираж" начал бизнес с небольшого магазинчика инструмента в начале 1990-х и вырос до сети супермаркетов технических товаров и сервисных центров в Красноярске и Краснодаре, интернет-магазина со складом и пунктом выдачи в Москве. В 2020 году компания изменила курс, чтобы оставаться конкурентным работодателем и продолжать развивать бизнес.

Справка о компании

1992 год - "Вираж" начал свою работу

6 гипермаркетов - торговая сеть ГК "Вираж"

100 000 товаров - ассортимент сети

700 сотрудников - работают во всех подразделениях

130 человек - работают в самом большом гипермаркете сети в Красноярске

10 000 покупателей - посещают магазины компании ежедневно

Собственная доставка и сервисный центр

Антикризисный HR-план на пандемию

Трансформацию HR-процессов в компании начали во время пандемии с обновления HR-команды. Анна Свищева, руководитель кадровой службы, в начале 2021 года как раз начала работу в "Вираже".

Она вспоминает, что в то время наём сотрудников в компании был организован традиционно: кандидаты приходили на собеседование, заполняли анкеты вручную, резюме хранились в папках на столе. Линейные руководители не участвовали в процессе подбора: например, они не использовали заявки на подбор, могли просто сказать рекрутеру, что нужен такой-то сотрудник. Новая HR-команда "Виража" решила изменить формат подбора персонала.  

Первый этап - перестройку процесса подбора - начали с аудита:

●     собрали статусы по открытым вакансиям у линейных руководителей: результаты собеседований, обратную связь по кандидатам, кто уже принят в штат;

●     пригласили на повторные собеседования тех соискателей, которые "подвисли" в процессе подбора;

●     систематизировали релевантные резюме для будущего кадрового резерва по направлениям.

Второй этап - переход с аналогового формата работы на CRM-систему для рекрутмента. В 2021 году для растущего бизнеса со сложной структурой подбора без специального ПО вряд ли получилось бы настроить качественный рекрутмент. С CRM, кстати, определились быстро - выбрали систему Talantix от hh.ru.

"Talantix мы внедрили достаточно быстро, и руководство удалось убедить легко, так как я знакома с этой CRM-системой с 2018 года, использовала её на других местах работы и знала все её преимущества. Главные аргументы за на тот момент - критически важно было систематизировать и оцифровать накопленную базу кандидатов, поддерживать её в актуальном состоянии, внедрить в кадровой службе принцип взаимозаменяемости сотрудников, наладить контакт с кандидатами и повысить эффективность и качество подбора", - говорит Анна.

Третий этап - формирование культуры командной работы по подбору у линейных руководителей. Переход на систему HR-автоматизации для кадровой службы поставил новую задачу - перестроить работу по поиску сотрудников с начальниками подразделений.

Команда Анны получает заявки на подбор от 50 линейных руководителей компании. К новой CRM-системе пока подключены не все, но многие из тех, кто работает с новой программой, выбрали проактивную позицию в процессе подбора сотрудников. Например, руководители команды маркетинга, направления электронной коммерции, ИТ-подразделения, отдела юридической поддержки сами просматривают резюме тех, кто откликнулся на их вакансии, по выбранным параметрам - ключевым навыкам, опыту работы. В таком случае рекрутеры только назначают встречу с соискателем и проводят собеседование.

"Таким образом, по некоторым вакансиям часть действий на этапе первичного разбора резюме отошла линейным руководителям. Их взгляд как специалистов в своей области нам очень помогает найти нужного кандидата. Особенно это важно, когда позиция непростая или требования к соискателям специфичные, нужно тщательно проверить каждого кандидата. Мы работаем в тандеме с заказчиками, благодаря этому обработка резюме идет быстро, а вакансии закрываются в срок", - подчеркнула Анна Свищева.

Проверка на прочность

Настоящим вызовом для HR-команды в самом начале пандемии стало открытие гипермаркета универсальных товаров в Красноярске весной 2020-го. Это совпало с введением жёсткого локдауна в марте и апреле. 

"Мы должны были очень быстро укомплектовать штат нового гипермаркета. Скажу, что на тот момент была масса людей, жаждущих работать, - немногие компании могли позволить себе функционировать полноценно. Мы выиграли на том, что в нашем ассортименте - непродовольственные товары первой необходимости: запчасти, ручной инструмент, электрика, сантехника и другие вещи, необходимые в быту", - рассказала глава кадровой службы ГК "Вираж". 

На эту торговую точку не только набирали новых сотрудников, но и переводили опытный персонал из других магазинов сети, поэтому нужно было срочно найти замену. Эту задачу успешно выполнили в 2021 году: помогли уже выстроенная к тому времени система подбора и налаженные HR-процессы в компании. Коллектив "Вираж Гипер" - 130 человек.

Пандемийные 2020-2021 годы изменили кадровый рынок для ретейлеров. Как отметила Анна Свищева, по некоторым позициям синих воротничков на job-сайтах кандидаты кончились, менеджеры по персоналу просмотрели всех соискателей, выросла конкуренция за персонал. Сказались и демографическая яма 1990-х, и отток мигрантов, и новые форматы работы и сферы, которые оттянули на себя часть персонала. В это время "Виражу" удалось достаточно успешно набирать сотрудников на самые разные должности - от неквалифицированного персонала, рабочих и продавцов до белых воротничков (программистов, руководителей).

В 2021 году у компании было открыто ежемесячно 22-30 вакансий, в 2022 году потребность в персонале чуть снизилась - до 13 позиций в месяц. Набор продавцов шёл постоянно: кадрами нужно обеспечивать все торговые точки Красноярска, нанимать сотрудников в торговую точку Краснодара.

Источники кандидатов ГК "Вираж"

●     hh.ru - единственный job-сайт, который используют в ГК"Вираж".

●     Страницы магазинов в соцсетях "ВКонтакте" и Instagram.

●     Работные группы в соцсетях.

●     Раздел "Вакансии" на сайте компании. В опубликованных позициях HR-команда использует ссылки на посадочные страницы вакансий из Talantix. Нажав кнопку "Отправить резюме", кандидат заполняет форму, прикрепляет резюме, и его отклик сразу попадает в базу системы. Кстати, этот формат использовали и в таргетированной рекламе в соцсетях - кандидат откликается на вакансию и попадает на посадочную страницу Talantix.

Clip2net_220405215401.png

 

Кроме актуальных вакансий на сайте, есть форма "Кадровый резерв". Нажав "Заполнить заявку", соискатель также переходит на страницу Talantix, может ввести свои данные в форму и попасть в базу кандидатов компании.

екрутер не может держать в голове и в Excel-табличках большие объёмы информации - неминуемо потеряется нужное резюме. Автоматизация подбора позволит сэкономить вам много времени: искусственный интеллект Talantix помогает в разборе кандидатов и выдаёт нужных соискателей. Причем критерии подбора выбираете вы. Порадовало, что скоро появится возможность автоматического обновления всех резюме на hh.ru - значит, в нашей базе кандидатов будут всегда актуальные данные соискателей с самыми последними изменениями", - резюмирует руководитель HR-службы "Виража".

Внедрение CRM-системы позволило рекрутерам компании объективно посмотреть на подбор персонала, оценить его скорость по тем или иным вакансиям, накопить данные, чтобы вывести для себя прогнозные сроки найма сотрудников.
Например, 7-14 дней, если нужно найти сотрудника под срочную замену;

14-20 дней, если сотрудник уходит с двухнедельной отработкой и есть комфортные сроки найти другого человека. От 21 дня в среднем - поиск персонала в рамках запланированного расширения штата.

8 плюсов CRM-системы:

Анна Свищева, поработав с Talantix, выделила ряд преимуществ, которые помогают кадровому департаменту ускорить процесс подбора и сделать его более эффективным.

1. Внедрение CRM-системы для подбора кадров - это современный формат работы HR-команды. Вакансии, отклики, коммуникации с заказчиками - весь процесс оцифрован и представлен в одном сервисе. Статусы всех кандидатов видны на каждом этапе. Всё доступно каждому рекрутеру 24/7.

2.    Система подачи заявок теперь автоматизирована - руководитель заполняет форму в Talantix, формулирует все свои требования, рекрутер фиксирует время её составления, ведёт кандидатов.

3.    Рекрутеру не нужно пересылать резюме руководителю: у заказчика есть доступ к вакансии и откликам. Он может отсмотреть кандидатов, оставить комментарий. Порой заказчики сами подключаются к подбору сотрудников - в Talantix руководитель может отбирать кандидатов из базы откликов по ключевым навыкам, опыту работы. В этом случае кадровая служба не разбирает резюме, а только приглашает соискателя и проводит собеседование вместе с заказчиком.

4.    CRM-система достаточно гибкая, предполагает возможность вносить изменения в структуру подбора исходя из нужд рекрутера. Например, команда по персоналу ГК "Вираж" набирает продавцов по разным направлениям - радиотехнических изделий, такелажа, электротоваров, сантехники и др. (более 20). Воронка кандидатов по всем направлениям собрана в одной точке, чтобы не усложнять работу менеджеру по персоналу.

5.    Удобный сервис связи с кандидатом. Не дозвонились - рекрутер сразу переходит в мессенджер или почту из системы и отправляет сообщение соискателю. Кандидат не потеряется, с ним не забудут связаться, так как в Talantix сохраняется история общения.

6.    Линейный руководитель получает письмо о встрече с кандидатом и может спланировать время на конкретный день, чтобы принять участие в собеседовании. Рекрутеру не нужно дополнительно созваниваться с ним и напоминать.

7.    Talantix позволяет разослать тестовые задания сразу всем соискателям и получить от них ответы. Всё в одной системе. А ответы и выполненные задания сохраняются в карточке кандидата в системе.

8. Автоматизация помогает рекрутеру соблюдать законодательство по обработке персональных данных. Практически все соискатели проходят через CRM-систему, согласие оформляется автоматически. Это очень упрощает работу при большом потоке кандидатов. Ведь если человек пришел не через Talantix, кадровой службе приходится брать с него письменное согласие на обработку персональных данных.


Материал по теме

Как сделать прогноз эффективности трафика из соц. сетей на товарные карточки Ozon

Материал по теме

5 рекомендаций, как бренду одежды выделиться среди конкурентов на маркетплейсе

Материал по теме

Что не так с приложениями супермаркетов: разбираем 11 ошибок, которые снижают их рейтинг

Подписаться на новости

Актуальное сейчас

Постоплата обгоняет предоплату: исследование PIM Solutions

Компания PIM Solutions представила результаты исследования среднего чека за 2023 год. Анализ 66 млн заказов выявил интересную тенденцию: в ряде категорий товаров средний чек при постоплате оказался выше, че...

Россияне и спонтанные покупки: исследование AliExpress

AliExpress провел масштабное исследование, чтобы узнать, как часто россияне совершают незапланированные онлайн-покупки, какие категории товаров чаще всего попадают в корзину под влиянием момента, и в какое ...

Мегамаркет рассказал о результатах работы сервиса примерки косметики

В декабре 2023 года Мегамаркет добавил возможность онлайн-примерки декоративной косметики для своих пользователей. В компании рассказали о результатах первых трех месяцев работы услуги. На данный мом...

Что и как продают женщины в онлайне

Компания Boxberry провела опрос среди женщин, чтобы понять, как они зарабатывают с помощью онлайн-торговли. Выяснилось, что 55% респонденток продают в интернете с разной периодичностью, а 20% делают это еже...

Яндекс Еда идёт в офлайн: новый путеводитель внутри сервиса подскажет, где и что поесть в городе

Яндекс Еда расширяет функционал сервиса — теперь пользователи смогут выбрать заведения для посещения в офлайне в зависимости от предпочтений.  Новый экспериментальный сценарий доступен в приложении в...

Как сделать прогноз эффективности трафика из соц. сетей на товарные карточки Ozon

Маркетологи, которые подключают новый рекламный канал, должны понимать, какой результат ожидать от рекламы, так как от этого зависит выполнение его КПИ. Когда перед глазами аргументированный прогноз по плани...

Согласие на обработку персональных данных

×

Физическое лицо, оставляя заявку на веб-сайте e-pepper.ru через форму «Обсудим ваш проект» и форму подписки на e-mail рассылку, действуя свободно, своей волей и в своем интересе, а также подтверждая свою дееспособность, предоставляет свое согласие на обработку персональных данных (далее — Согласие) Обществу с ограниченной ответственностью «АЭРОКОМ» (ООО «АЭРОКОМ») (ИНН 9705136776, info@aeroidea.ru, +7(495)120-12-38, +7 968 900-23-45), которому принадлежит веб-сайт https://e-pepper.ru и которое зарегистрировано по адресу 111024, г. Москва, вн.тер.г.муниципальный округ Лефортово, ул. Авиамоторная, д.50, стр.2, этаж 2, помещ.XI, комната 25, офис А79, на обработку своих персональных данных со следующими условиями:

  1. Данное Согласие дается на обработку персональных данных, как без использования средств автоматизации, так и с их использованием.
  2. Согласие дается на обработку следующих моих персональных данных: персональные данные, не относящиеся к специальной категории персональных данных или к биометрическим персональным данным: адрес электронной почты (e-mail); имя; сведения о месте работы; номер мобильного телефона.
  3. Цель обработки персональных данных: обсуждение возможного проекта.
  4. В ходе обработки с персональными данными будут совершены следующие действия: сбор; запись; систематизация; накопление; хранение; уточнение (обновление, изменение); извлечение; использование; передача (предоставление, доступ); блокирование; удаление; уничтожение.
  5. Третьи лица, обрабатывающие персональные данные по поручению ООО "Аэроком” для указанной в согласии цели:
    • АО "АМОЦРМ", 21205, г. Москва, вн.тер.г. Муниципальный Округ Можайский, Тер Сколково Инновационного Центра, б-р Большой, д. 42 стр. 1
    • ООО "Яндекс", 119021, г. Москва, ул. Льва Толстого, д. 16
  6. Персональные данные обрабатываются в течение 30 дней с момента отказа в дальнейшем обсуждении проекта или с момента принятия решения о заключении договора на проект в соответствии с ч. 4 ст. 21 152-ФЗ, смотря что произойдет раньше.
  7. Согласие может быть отозвано вами или вашим представителем путем направления ООО "Аэроком” письменного заявления или электронного заявления, подписанного согласно законодательству Российской Федерации в области электронной подписи, по адресу, указанному в начале Согласия.
  8. В случае отзыва вами или вашим представителем Согласия ООО "Аэроком” вправе продолжить обработку персональных данных без него при наличии оснований, указанных в пунктах 2 — 11 части 1 статьи 6, части 2 статьи 10 и части 2 статьи 11 Федерального закона № 152-ФЗ «О персональных данных» от 27.07.2006 г.
  9. Настоящее согласие действует все время до момента прекращения обработки персональных данных, указанных в п. 6 и п. 7 Согласия.