Как внедрить CRM для подбора в ретейле: опыт красноярской сети "Вираж"

В "новой реальности", когда условия меняются крайне быстро, кадры остаются главным ресурсом и ценностью для компаний. В такой ситуации связь HR и бизнеса ещё теснее, а инструменты автоматизации подбора, в том числе CRM-системы, становятся особенно актуальными, считают аналитики hh.ru.

Как показала пандемия, российский бизнес продемонстрировал высокую адаптивность, восстановившись быстрее, чем предполагали эксперты. В этом ключе интересен опыт региональных компаний, которые, чтобы сохранять клиентов, смогли перестроить бизнес-процессы. Например, региональный ретейл пересматривает не только работу клиентского блока (расширяет ассортимент, развивает сеть магазинов, улучшает сервис и повышает качество обслуживания), но и бэк-функции, в том числе кадровую политику, работу HR-службы.

Например, красноярский ретейлер "Вираж" начал бизнес с небольшого магазинчика инструмента в начале 1990-х и вырос до сети супермаркетов технических товаров и сервисных центров в Красноярске и Краснодаре, интернет-магазина со складом и пунктом выдачи в Москве. В 2020 году компания изменила курс, чтобы оставаться конкурентным работодателем и продолжать развивать бизнес.

Справка о компании

1992 год - "Вираж" начал свою работу

6 гипермаркетов - торговая сеть ГК "Вираж"

100 000 товаров - ассортимент сети

700 сотрудников - работают во всех подразделениях

130 человек - работают в самом большом гипермаркете сети в Красноярске

10 000 покупателей - посещают магазины компании ежедневно

Собственная доставка и сервисный центр

Антикризисный HR-план на пандемию

Трансформацию HR-процессов в компании начали во время пандемии с обновления HR-команды. Анна Свищева, руководитель кадровой службы, в начале 2021 года как раз начала работу в "Вираже".

Она вспоминает, что в то время наём сотрудников в компании был организован традиционно: кандидаты приходили на собеседование, заполняли анкеты вручную, резюме хранились в папках на столе. Линейные руководители не участвовали в процессе подбора: например, они не использовали заявки на подбор, могли просто сказать рекрутеру, что нужен такой-то сотрудник. Новая HR-команда "Виража" решила изменить формат подбора персонала.  

Первый этап - перестройку процесса подбора - начали с аудита:

●     собрали статусы по открытым вакансиям у линейных руководителей: результаты собеседований, обратную связь по кандидатам, кто уже принят в штат;

●     пригласили на повторные собеседования тех соискателей, которые "подвисли" в процессе подбора;

●     систематизировали релевантные резюме для будущего кадрового резерва по направлениям.

Второй этап - переход с аналогового формата работы на CRM-систему для рекрутмента. В 2021 году для растущего бизнеса со сложной структурой подбора без специального ПО вряд ли получилось бы настроить качественный рекрутмент. С CRM, кстати, определились быстро - выбрали систему Talantix от hh.ru.

"Talantix мы внедрили достаточно быстро, и руководство удалось убедить легко, так как я знакома с этой CRM-системой с 2018 года, использовала её на других местах работы и знала все её преимущества. Главные аргументы за на тот момент - критически важно было систематизировать и оцифровать накопленную базу кандидатов, поддерживать её в актуальном состоянии, внедрить в кадровой службе принцип взаимозаменяемости сотрудников, наладить контакт с кандидатами и повысить эффективность и качество подбора", - говорит Анна.

Третий этап - формирование культуры командной работы по подбору у линейных руководителей. Переход на систему HR-автоматизации для кадровой службы поставил новую задачу - перестроить работу по поиску сотрудников с начальниками подразделений.

Команда Анны получает заявки на подбор от 50 линейных руководителей компании. К новой CRM-системе пока подключены не все, но многие из тех, кто работает с новой программой, выбрали проактивную позицию в процессе подбора сотрудников. Например, руководители команды маркетинга, направления электронной коммерции, ИТ-подразделения, отдела юридической поддержки сами просматривают резюме тех, кто откликнулся на их вакансии, по выбранным параметрам - ключевым навыкам, опыту работы. В таком случае рекрутеры только назначают встречу с соискателем и проводят собеседование.

"Таким образом, по некоторым вакансиям часть действий на этапе первичного разбора резюме отошла линейным руководителям. Их взгляд как специалистов в своей области нам очень помогает найти нужного кандидата. Особенно это важно, когда позиция непростая или требования к соискателям специфичные, нужно тщательно проверить каждого кандидата. Мы работаем в тандеме с заказчиками, благодаря этому обработка резюме идет быстро, а вакансии закрываются в срок", - подчеркнула Анна Свищева.

Проверка на прочность

Настоящим вызовом для HR-команды в самом начале пандемии стало открытие гипермаркета универсальных товаров в Красноярске весной 2020-го. Это совпало с введением жёсткого локдауна в марте и апреле. 

"Мы должны были очень быстро укомплектовать штат нового гипермаркета. Скажу, что на тот момент была масса людей, жаждущих работать, - немногие компании могли позволить себе функционировать полноценно. Мы выиграли на том, что в нашем ассортименте - непродовольственные товары первой необходимости: запчасти, ручной инструмент, электрика, сантехника и другие вещи, необходимые в быту", - рассказала глава кадровой службы ГК "Вираж". 

На эту торговую точку не только набирали новых сотрудников, но и переводили опытный персонал из других магазинов сети, поэтому нужно было срочно найти замену. Эту задачу успешно выполнили в 2021 году: помогли уже выстроенная к тому времени система подбора и налаженные HR-процессы в компании. Коллектив "Вираж Гипер" - 130 человек.

Пандемийные 2020-2021 годы изменили кадровый рынок для ретейлеров. Как отметила Анна Свищева, по некоторым позициям синих воротничков на job-сайтах кандидаты кончились, менеджеры по персоналу просмотрели всех соискателей, выросла конкуренция за персонал. Сказались и демографическая яма 1990-х, и отток мигрантов, и новые форматы работы и сферы, которые оттянули на себя часть персонала. В это время "Виражу" удалось достаточно успешно набирать сотрудников на самые разные должности - от неквалифицированного персонала, рабочих и продавцов до белых воротничков (программистов, руководителей).

В 2021 году у компании было открыто ежемесячно 22-30 вакансий, в 2022 году потребность в персонале чуть снизилась - до 13 позиций в месяц. Набор продавцов шёл постоянно: кадрами нужно обеспечивать все торговые точки Красноярска, нанимать сотрудников в торговую точку Краснодара.

Источники кандидатов ГК "Вираж"

●     hh.ru - единственный job-сайт, который используют в ГК"Вираж".

●     Страницы магазинов в соцсетях "ВКонтакте" и Instagram.

●     Работные группы в соцсетях.

●     Раздел "Вакансии" на сайте компании. В опубликованных позициях HR-команда использует ссылки на посадочные страницы вакансий из Talantix. Нажав кнопку "Отправить резюме", кандидат заполняет форму, прикрепляет резюме, и его отклик сразу попадает в базу системы. Кстати, этот формат использовали и в таргетированной рекламе в соцсетях - кандидат откликается на вакансию и попадает на посадочную страницу Talantix.

Кроме актуальных вакансий на сайте, есть форма "Кадровый резерв". Нажав "Заполнить заявку", соискатель также переходит на страницу Talantix, может ввести свои данные в форму и попасть в базу кандидатов компании.

"Рекрутер не может держать в голове и в Excel-табличках большие объёмы информации - неминуемо потеряется нужное резюме. Автоматизация подбора позволит сэкономить вам много времени: искусственный интеллект Talantix помогает в разборе кандидатов и выдаёт нужных соискателей. Причем критерии подбора выбираете вы. Порадовало, что скоро появится возможность автоматического обновления всех резюме на hh.ru - значит, в нашей базе кандидатов будут всегда актуальные данные соискателей с самыми последними изменениями", - резюмирует руководитель HR-службы "Виража".

Внедрение CRM-системы позволило рекрутерам компании объективно посмотреть на подбор персонала, оценить его скорость по тем или иным вакансиям, накопить данные, чтобы вывести для себя прогнозные сроки найма сотрудников.
Например, 7-14 дней, если нужно найти сотрудника под срочную замену;

14-20 дней, если сотрудник уходит с двухнедельной отработкой и есть комфортные сроки найти другого человека. От 21 дня в среднем - поиск персонала в рамках запланированного расширения штата.

8 плюсов CRM-системы:

Анна Свищева, поработав с Talantix, выделила ряд преимуществ, которые помогают кадровому департаменту ускорить процесс подбора и сделать его более эффективным.

1. Внедрение CRM-системы для подбора кадров - это современный формат работы HR-команды. Вакансии, отклики, коммуникации с заказчиками - весь процесс оцифрован и представлен в одном сервисе. Статусы всех кандидатов видны на каждом этапе. Всё доступно каждому рекрутеру 24/7.

2.    Система подачи заявок теперь автоматизирована - руководитель заполняет форму в Talantix, формулирует все свои требования, рекрутер фиксирует время её составления, ведёт кандидатов.

3.    Рекрутеру не нужно пересылать резюме руководителю: у заказчика есть доступ к вакансии и откликам. Он может отсмотреть кандидатов, оставить комментарий. Порой заказчики сами подключаются к подбору сотрудников - в Talantix руководитель может отбирать кандидатов из базы откликов по ключевым навыкам, опыту работы. В этом случае кадровая служба не разбирает резюме, а только приглашает соискателя и проводит собеседование вместе с заказчиком.

4.    CRM-система достаточно гибкая, предполагает возможность вносить изменения в структуру подбора исходя из нужд рекрутера. Например, команда по персоналу ГК "Вираж" набирает продавцов по разным направлениям - радиотехнических изделий, такелажа, электротоваров, сантехники и др. (более 20). Воронка кандидатов по всем направлениям собрана в одной точке, чтобы не усложнять работу менеджеру по персоналу.

5.    Удобный сервис связи с кандидатом. Не дозвонились - рекрутер сразу переходит в мессенджер или почту из системы и отправляет сообщение соискателю. Кандидат не потеряется, с ним не забудут связаться, так как в Talantix сохраняется история общения.

6.    Линейный руководитель получает письмо о встрече с кандидатом и может спланировать время на конкретный день, чтобы принять участие в собеседовании. Рекрутеру не нужно дополнительно созваниваться с ним и напоминать.

7.    Talantix позволяет разослать тестовые задания сразу всем соискателям и получить от них ответы. Всё в одной системе. А ответы и выполненные задания сохраняются в карточке кандидата в системе.

8. Автоматизация помогает рекрутеру соблюдать законодательство по обработке персональных данных. Практически все соискатели проходят через CRM-систему, согласие оформляется автоматически. Это очень упрощает работу при большом потоке кандидатов. Ведь если человек пришел не через Talantix, кадровой службе приходится брать с него письменное согласие на обработку персональных данных.