Как cделать складскую систему за 2 дня и не накосячить

Для начала немного о клубе Mamsy

Клуб распродаж Mamsy работает с 2011 года. За семь лет мы прошли путь от небольшого клуба до одного из самых крупных в России ритейлеров детских и семейных товаров: продаем вещи из России, Турции, Европы, США и Канады с огромными скидками. Сегодня в нашем клубе распродаж уже 8 миллионов мам.

Особенность магазина — продажи по модели flash-sales. Мы договариваемся с поставщиками и делаем временную скидку на вещи одного бренда или категорию товаров. Акции-распродажи от разных брендов проводятся на сайте одновременно в течение всего нескольких дней, и у пользователя есть возможность объединить в заказе товары из всех доступных акций.

Особенности нашей складской системы

Модель клуба распродаж крайне выгодная с точки зрения бизнеса в целом, но трудная с точки зрения складской логистики: особенность в том, что товары не хранятся на складе постоянно, а сам он больше напоминает сортировочный центр. Более того, в момент проведения акции на складе нет товаров: заказ поставщику делается только после того, как акция прошла. У поставщика есть 3 дня, чтобы привезти товар на наш склад, а у нас — несколько дней на полный цикл формирования и отгрузки заказа клиентам со всей России.  

За это время нам нужно проверить товар: посмотреть, есть ли брак, и соответствует ли вещь изображению на сайте (цвет, рисунок, качество ткани и швов). И попутно общаться с пользователем в случае каких-то форс-мажоров. Отсюда следует, что складская система должна быть тесно интегрирована с нашей CRM.

Склад надо заводить, пока молодой, часики-то тикают

В первые месяцы работы клуба у нас не было никакой системы. Товары поставщиков раскладывались прямо на стеллажах, а комплектовщики ходили с листами подбора и собирали все по памяти. Тогда заказ мог собираться по 10-15 минут. Скоро мы поняли, что так дело не пойдет, ведь количество заказов быстро росло: частенько бывали случаи, когда всей команде приходилось приезжать на склад и помогать. Тогда мы и придумали собственную систему маркировки и хранения товаров.

Объясню: так как мы заранее знали, к какому заказу относится каждая вещь, мы присвоили каждому товару номер ячейки, равный последним трем цифрам номера заказа. Как только акция закончивалась, все купленные клиентами вещи оказывались в их «личных» складских ячейках. Получается, что все заказы собирались сразу — кладовщику достаточно было их просто упаковать. Мы пронумеровали 1000 ячеек и параллельно написали примитивную систему приемки товаров. На интеграцию и разработку, включая маркировку ячеек, мы потратили всего 2 дня!

Эта система позволила нам собирать заказы за немыслимые пару минут и исключала невероятное число ошибок. Более того, она легко объяснялась «на пальцах», что позволило быстро расширить штат сотрудников склада, не тратя много времени на обучение.

Естественно, мы не остановились на достигнутом — наша самописная система и дальше развивалась. Но простой принцип с тремя последними цифрами прослужил нам несколько лет.

Как работает стандартная складская система

90% складов — обычная ячеистая система хранения. Значит, большинство складских процессов у всех на самом деле одинаковые. Например, пришла поставка. Кладовщик должен принять ее, пересчитать по коробкам, записать в систему. После этого товары принимают поштучно и маркируют. Начинается процесс раскладывания товаров по местам хранения. Бывает, система сама указывает куда положить товар, а бывает, это делает комплектовщик считывая номер на ячейке и привязывая к ней товар, считывая штрих код на товаре. Обычно для этого используется терминал сбора данных (ТСД).

В какой-то момент осуществляется подбор товаров в заказ (например, сделали заказ через интернет магазин) — в системе генерируется лист подбора, и кладовщик снимает товары с полок, формируя заказ на отгрузку. Товар отвязывается от своих мест хранения и уходит на упаковку и отгрузку. Это и называется стандартным складским процессом. Система хранит в себе все перемещения, расположение товаров, всю информацию по ним.

На рынке есть большое количество стандартных складских систем, которые обеспечивают работу всего вышеописанного процесса. Но не стоит раньше времени радоваться: любую готовую систему нужно адаптировать к внутренним бизнес-процессам компании. Чем больше процессы компании будут отличаться от стандартных — тем более трудоемким и сложным будет процесс интеграции стандартной складской системы.

Особенности аусорсных фулфилмент-центров

Еще один уровень складской абстракции — услуги аутсорсинговых складских центров. Вам не нужно думать про систему хранения и аренду своей площади, появляется возможность быстрого и безболезненного масштабирования склада. К тому же, вам не нужно заниматься поиском и обучением сотрудников. И все хорошо, если бы не 2 фактора: цена и интеграция со своей системой. Если цена — более-менее рассчитываемый показатель, то интеграция может преподнести сюрпризы. Она зависит от внутренних процессов вашей компании и готовности аутсорсинга поддержать эти процессы у себя в системе.

Как интернет-магазину быстро создать складскую систему: 4 совета от команды Mamsy

1. Поймите особенности вашего бизнеса

Дьявол кроется в деталях. Эта поговорка будет вашим спутником на все время становления правильной складской системы. Чем раньше вы поймете отличия вашего бизнеса от стандартных систем — тем быстрее оптимизируете все процессы и сможете найти правильный путь развития складской системы. Аутсорс, стандартная система, помощь интеграторов или собственное решение, которое учитывает все особенности вашего бизнеса, сэкономит деньги, нервы и силы сотрудников.

2. Попробуйте поработать на складе

Все действительно работающие складские системы рождаются не в IT офисах, а непосредственно на складе. Вы никогда не поймете, как все устроено, какие процессы можно упростить, а какие придется добавить, если не посмотрите на все изнутри. Правильный интерфейс, понятные действия и реакция системы — все должно проходить проверку непосредственной работой на месте.

Наша складская система родилась в тот момент, когда я сам помогал на складе и своими глазами увидел все проблемы.

3.  Присмотритесь к услугам фулфилмент-центров

Фулфилмент-центры — те самые склады на аутсорсе. Мы не воспользовались их услугами, потому что наши складские процессы были нестандартными. К тому же в 2011 году, во время старта Mamsy, рынок фулфилмента был в зачаточном состоянии.

Сегодня услугами фулфилмент-центров стало удобнее пользоваться — мы тоже это делаем. Фулфилмент особенно актуален для быстроразвивающихся компаний, которым нужно постоянно растить складские площади. Но чем дальше тема вашего бизнеса от склада — тем более вероятно, что вам не нужен собственный склад. Лучше тратить силы и время на то, в чем вы действительно хороши.

4. Готовое решение — не всегда самое быстрое

Часто интернет-магазины начинают с внедрения стандартного решения и при этом перерабатывают его под себя. Но чем уникальнее процессы на вашем складе, тем больше сил вам понадобится на переделку стандартных решений. Самое сложное при этом — борьба с ненужными действиями в системе, которые постоянно будут замедлять процессы на складе. Например, это могут быть лишние пункты или слишком сложный интерфейс. 

Я знаю случаи, когда компания закрывалась после перехода на стандартную систему — она создавала коллапсы на складе и сильно тормозила процессы. Очень многое зависит от того, насколько стандартный у вас бизнес-процесс. Написать собственное решение с нуля иногда получается быстрей, чем переделывать готовое под свои нужны.