8,5 критериев при выборе сервиса облачной кассы

В eCommerce, так же как и в офлайн, за каждым платежом должен стоять чек. Оформленный по закону и ушедший вовремя клиенту и налоговой. И меньше всего предприниматели хотят заботиться о чеках, кассах, их доступности и обновлении ― ведь это забота компаний, предлагающих сервис облачной фискализации. По каким критериям, измеримым и не очевидным, можно и нужно выбирать среди них, рассказывает Виталий Овсянников, руководитель сервиса «Цифровая касса» Эвотора.  

Каких ошибки волнуют предпринимателя?

Проблемы с фискализацией чаще всего бывают двух типов: чеки не отправляются клиенту и в ОФД (а затем в налоговую) в срок и не оформлены по закону.

Оба случая являются нарушением закона и караются штрафами (КоАП РФ Ст. 14.5 и 54-ФЗ Ст. 4.7.). Так что для для бизнеса любые проблемы с чеками ― это всегда стресс, который потенциально можете перерасти в проблемы с налоговой.  

Причины неотправки чеков ―  самые разные: от небольших технических сбоев в сетевой инфраструктуре, ЦОДе, в Интернет-подключении до серьезных аварий и хакерских атак. Это может быть условная рьяная уборщица, задевшая кабель, или падение Интернета в ЦОДе, а может быть полномасштабная ddos-атака, свидетелями которых все мы были в прошлом году. В этом случае, после того, как доступность сервиса будет восстановлена, все пробитые чеки уйдут в налоговую и можно будет восстанавливать нервные клетки.  

Еще одна причина того, что чеки могут не уходить в налоговую, ― это проблемы в  интеграции между кассой и платежным сервисом/интернет-эквайрингом/учетной системой. Например, если у клиента указаны разные налоговые режимы или отличается информация в тегах чека (“место расчета” и т.п.), не указано, что товар подакцизный или есть проблемы с кодом маркировки.  В этом случае, как и при других ошибках в чеках, нужно будет пробить чеки коррекции и не ждать вопросов от налоговой. 

Нет чека в налоговой ― есть дело с налоговой

И, наконец, касса не отправляет чеки, если закончился ресурс фискального накопителя. Самая громкая история здесь ― это судебное дело BelkaCar и налоговой. ФНС начислила каршерингу штраф в 259 млн рублей по ст. 14.5 ч. 2  КоАП РФ за неприменение ККТ― так как в течение недели компания не передавала чеки в налоговую. 

И только в апелляционном суде BelkaCar смогла переквалифицировать дело по другой статье ― ст. 14.5 ч. 4  КоАП РФ ― “Применение кассовой техники, которая не соответствует законным требованиям”. Компания смогла доказать, что кассы они применяли, но из-за окончания ресурса ФН чеки не уходили в налоговую. И штраф с 259 млн скостить до 5000 рублей. Но на это ушел год судебных разбирательств. 

Не все облачные кассы одинаковы

Рынок облачной фискализации появился шесть лет назад ― в 2017 году с кассовой реформой. В то время, естественно, не было понимания, как делать такие софтверные решения, многие компании запускались быстро и пытались захватывать рынок, не вкладывая в инфраструктуру. В итоге, до сих пор на рынке можно встретить довольно спорные стандарты, сформированные исторически. К примеру, общим местом стало обеспечивать доступность сервиса за счет увеличения количества касс. В 2018 году я сам подключал облачную кассу и мне в одной из компаний предложили для интернет-магазина с продажами 30 тысяч чеков в год ― три облачных кассы. Зачем? С такой нагрузкой и без необходимости резервирования достаточно и одной кассы.

Сейчас около 20 компаний предлагают услуги облачной фискализации, среди них: производители контрольно-кассовой техники, операторы фискальных данных, разработчики ПО для е-ком или кассового ПО, компании, предлагающие платежные решения и интернет-эквайеры. 

Наиболее известные на рынке:

·         Атол Онлайн

·         «Цифровая касса» Эвотора 

·         Orange Data от Штрих-М

·         Дримкас

·         Кит Инвест

·         Первый ОФД

·         ОФД.Ру

·         Бифит 

·         Е-кам

·         Модульбанк и др.

Другой вариант фискализации используют платежные агенты ― это, например, Робочеки от Робокасса, Cloud-чеки от Cloudpayments и ЮЧеки от ЮKassa. В этом случае общий пул касс регистрируется на агента, а мерчанты работают по агентской схеме ―  в чеке продавец будет указан в роли поставщика, а в роли продавца — сам сервис. Тут стоит иметь в виду комментарии ФНС в Письме от 2 мая 2023 г. № ЗГ-3-20/6089@ “О рассмотрении обращений”). 

В облаке и на точке

Есть еще один путь облачной фискализации ― когда у пользователя уже есть своя физическая касса на точке и к ней подключается сервис облачной фискализации. В этом способе есть свои плюсы и минусы. Да, предприниматель может сэкономить, но при этом ему самому нужно будет обеспечивать круглосуточную доступность кассы для онлайн-продаж. 

Встречаем по цене ― провожаем по доплатам

В среднем, аренда облачной кассы стоит от 1000 до 3700 рублей в месяц. Но кроме той цифры, которая большими буквами указана на сайтах сервисов, стоит сравнить и другие расходы:

• стоимость ФН ― эти расходы будут обязательны в любом случае в любом сервисе. Но цены на ФН могут отличаться у разных операторов. 
• Добровольно-принудительные платные услуги, от которых нельзя отказаться. Например, может быть доплата за хранение ФН, помощь в регистрации кассы, за установку кассы, замену ФН.

От заката до рассвета 

Сейчас практически все компании декларируют поддержку 24/7, но реальный уровень саппорта получится оценить только на практике. 

Крупные компании могут в индивидуальном порядке выставлять дополнительные SLА, но и для малого бизнеса будет критически важна доступность поддержки в выходные или ночью.

3. Услуги ОФД

Сервис может предоставлять уже включенный в тариф договор с ОФД. В этом случае не нужно будет заводить и вести второй договор с ОФД.

3. Помощь в регистрации кассы в налоговой. 

Эта услуга может быть как платной, так и бесплатной. Также некоторые сервисы предлагают поддержку в регистрации кассы через личный кабинет ОФД ― интерфейс ЛК ОФД может быть проще и удобнее для клиента, чем напрямую в налоговой. 

Связанные одним чеком

4. Интеграция с платежным сервисом, интернет-эквайрингом или CMS.

Сервис может предлагать уже налаженную бесшовную интеграцию с определенным эквайером или платежным сервисом. Тогда касса или эквайринг настраивается, что называется, “одной кнопкой”, а техподдержки обоих провайдеров будут хорошо взаимодействовать.  

Но если интеграции нет, ее придется настраивать дополнительно.  

5. Экспертиза на кассовом рынке. 

В бизнесе расслабляться не приходится ― законодательство постоянно меняется, соответственно, нужно обновляться и облачным кассам. С 2020 года маркировка постепенно распространяется на новые товарные группы, в 2021 году переходили на ФФД 1.2, в этом году сладкая газировка перешла под акциз. Так что сервисам облачной фискализации не обойтись без знаний и опыта в кассовом законодательстве, чтобы вовремя настроить и обновить кассы. 

Измеримый показатель: доля на кассовом рынке, период работы

Кто следит за ошибками?

6. Проактивный мониторинг касс

Сервис может автоматически отслеживать такие проблемы, как  чеки с ошибками и сообщать о них клиенту.

7. Замена ФН

Чтобы клиент не попал в ситуации, как у каршеринга, сервис может заранее, за месяц, предупреждать об окончании ресурса ФН.

Также в случае если ФН оказалась бракованной, “сгорела”, то сервис может брать на себя расходы по покупке и замене нового ФН. 

8. И не совсем очевидный критерий. 

Уточните, какой тип кассы предлагает сервис: ФА, ФС, Ф. 

ФС ― касса, подходящая только для онлайн-продаж;  

ФА ― касса, подходящая для онлайн-продаж, а также вендинга и развозной торговли, Ф ― универсальная касса. 

Если планируете позже подключать курьерку (допустим с мобильным приложением для приема и фискализации платежей), то касса ФС не подойдет ― перерегистрировать ее не получится. 

Информацию о типе кассе можно уточнить в сервисе или в Реестре ККТ ФНС.