5 практических советов, как выстроить онбординг, который работает

Онбординг — процесс, направленный на помощь новому сотруднику адаптироваться в компании. Особенно важно максимально автоматизировать его в отраслях, где текучка может достигать 30%. Евгений Нагорный, проектный лидер Эквио, эксперт в EdTech, развивавший цифровое обучение в компаниях Гарант, OZON и МегаФон, дал пять советов по построению рабочей системы онбординга.

Зачем нужен онбординг в компании

Фраза «у вас никогда не будет второго шанса произвести первое впечатление» справедлива и для рекрутёра в первые рабочие дни нового сотрудника. Именно в это время новичок принимает решение оставаться в компании или продолжать поиски. Задача HR — помочь сотруднику справиться со стрессом, влиться в рабочие процессы и оценить преимущества новой работы. Онбординг — набор онлайн и офлайн-мероприятий, помогающих новым сотрудникам максимально быстро освоиться на рабочем месте и влиться в команду. Он может включать email-рассылку, приветственные видеоролики, онлайн-курсы и личные встречи. Процесс онбординга может занимать от нескольких недель до нескольких месяцев. В его задачи входит помощь новым сотрудникам в процессе адаптации, знакомство с командой, корпоративной культурой, ценностями и политикой компании. 

С помощью онбординга можно:

• уменьшить текучку кадров, с первых дней окружив сотрудников заботой;
• сократить расходы на поиск и найм персонала, благодаря удержанию новых сотрудников;
• ускорить процесс адаптации новичков и помочь им быстрее приступить к своим обязанностям;
• увеличить производительность сотрудников;
• повысить вовлечённость и лояльность сотрудников. 

Хорошо организованный онбординг может помочь компании привлечь и удержать лучших специалистов. Новые сотрудники за короткий срок ознакомятся со своими обязанностями, наладят отношения с коллегами, освоят внутренние процессы и почувствуют свою ценность для компании.

Пять советов для выстраивания системы онбординга

Совет №1. Первый день — для знакомства, а не для формальностей 

Чтобы первый день прошёл без суеты, компания должна заранее подготовиться к выходу нового сотрудника. В первый рабочий день сотрудник не должен ждать, когда ему выдадут рабочие инструменты. Все доступы и учётные записи в корпоративных сервисах должны быть готовы накануне выхода на работу. Важно предоставить доступ к обучающей платформе с welcome-курсом. Также на ней может содержаться план адаптации, контакты сотрудников для обращений по разным вопросам, список доступных ресурсов и приложений и т. д. Материалы можно представить в виде текстов или видеороликов. 

Важно заранее выполнить все формальности, чтобы посвятить первый день знакомству с руководителем и командой. Это поможет избежать стресса для сотрудника и показать ему, что его ждали на новом рабочем месте.  

Совет №2. Разработайте яркий и запоминающийся welcome-курс 

Онбординг в первые дни может состоять из welcome-курса и обязательного обучения, без которого новый сотрудник по закону не сможет приступить к работе (например, правила противопожарной безопасности и охраны труда). Также можно добавить курсы по IT-безопасности, которые научат правильно обращаться с корпоративными данными или распознавать фишинговые рассылки.

Важно, чтобы новый сотрудник понимал, какие курсы относятся к обязательной программе, сколько времени потребуется на их прохождение и к какому сроку нужно окончить обучение. Например, в Эквио сотрудник видит всю программу, которую нужно пройти. Эта программа разбита на разделы, идущие в определённой последовательности. Можно настроить уроки так, чтобы новый блок открывался только при прохождении предыдущих.

Начинать нужно с welcome-курса. Это должен быть самый яркий и запоминающийся блок, который расскажет о компании, её целях и достижениях, а также о возможностях для сотрудников. Часто такие курсы делают в виде презентации в формате SCORM, а для лучшего запоминания добавляют интерактивные элементы.

Совет №3. Доброжелательность важнее жёстких требований

Все люди испытывают стресс в первые дни на рабочем месте. Чтобы помочь справиться с волнением, стоит на время отказаться от жёстких требований и временных рамок.

Если новый сотрудник не успел пройти курс в отведённое время, нужно уточнить, с чем именно возникли сложности. Возможно, человек не смог установить приложение, забыл пароль или не разобрался, какие курсы проходить в начале. Частично эти проблемы можно решить, если заранее расписать процесс обучения по времени, составить последовательную программу онбординга и предоставить доступ к обучающей платформе. Полезно добавить к каждому разделу программы описания, из которых будет понятно, какие навыки можно получить после прохождения этого раздела. 

В любом случае не стоит строго спрашивать с новичка. Лучше доброжелательно помочь ему справиться с проблемой. Такой подход произведёт хорошее впечатление и станет дополнительным аргументом в пользу дальнейшей работы в компании.

Совет №4. Главная задача — снизить процент отказов   

Поскольку компания тратит время и средства на поиск и найм новых работников, их уход в первые дни или недели на новом рабочем месте приводит к финансовым потерям. Складывается ситуация, когда в сотрудника были вложены ресурсы, а взамен компания не получила никакой пользы. При этом нужно снова выделять бюджет на поиск работника. 

Поэтому важно помнить, что одна из основных задач онбординга — удержать нового специалиста в компании. Хорошими показателями для офисных должностей считаются 90-95% сотрудников, оставшихся после онбординга. Подбор таких специалистов занимает много времени и стоимость ошибки здесь выше, поэтому HR-специалисту нужно максимально снизить количество отказов. Для ритейла хорошее значение — 75-80% оставшихся сотрудников.

Совет №5. Заложите достаточно времени на адаптацию

В среднем онбординг линейного персонала занимает 15-30 дней. Сотрудников быстро погружают в работу благодаря тому, что все процессы подробно расписаны и регламентированы. Для некоторых офисных специальностей процесс адаптации может растянуться до трёх месяцев. В это время человек будет знакомиться с бизнес-процессами и коллегами, проходить обучение, разбираться в том, как строится работа в компании. Для руководящих позиций адаптация может составлять до шести месяцев. 

Чем быстрее адаптируется сотрудник, тем быстрее он начинает приносить прибыль компании. Во время онбординга сотрудник работает на 50-60% от своих возможностей. А максимальную пользу для компании многие начнут приносить не раньше, чем через год.  

Онбординг — важная часть работы HR-специалистов. Чтобы быстро адаптировать сотрудников и снизить текучку среди новичков, нужно ответственно подойти к процессу его организации. Современные платформы для онлайн-обучения помогают максимально упростить и автоматизировать этот процесс. Новые сотрудники могут проходить welcome-курсы и дальнейшее обучение через приложение в мобильном телефоне. Это позволяет учиться в любое удобное время и в любом месте, не затягивая процесс обучения.