Как селлеру наладить грамотный учет: инструкция

Выручка маркетплейсов за 2023 год выросла почти на 40%, селлеры зарабатывали в среднем 762 тыс. рублей в месяц, посчитали аналитики "Яндекса" и "Точки". Пунктов выдачи становится больше, поэтому продавцы могут увеличить ассортимент товаров. Конкуренция за покупателя растет. Почему в этом году выиграют те селлеры, которые оцифровали свой бизнес и наладили грамотный управленческий учет, рассказывает управляющий партнер Topline Наталья Ненашева. 

Разбираемся с финансами

Многие продавцы начинают работать на маркетплейсах с небольшими партиями товара и не задумываются над финансовым планированием. Бухгалтерия выстроена «по наитию». Но такой подход не позволит масштабировать бизнес. Если вы не хотите так и остаться с небольшими партиями (а значит, и с небольшой прибылью), нужно начать считать деньги. И чем раньше, тем лучше. В 2023 году больше всех заработали продавцы, у которых выстроен финансовый учет и внедрена комплексная автоматизация бизнес-процессов. Это позволило принимать правильные решения, опираясь на точные и оперативные данные.

Финансовый учет дает возможность оценить эффективность как отдельного юрлица, так и всей группы компаний. Опираясь на него, продавцы строят финансовые модели и прогнозы, анализируют успешные, наиболее маржинальные товарные позиции и развивают их, а от убыточных отказываются. 

Бухгалтерский и налоговый учет таких возможностей не дают. Кроме того, они жестко регламентированы. У каждого вида отчетности свои пользователи, в частности ФНС. Главный пользователь финансового учета – собственник, поэтому такой учет можно полностью выстроить под потребности и задачи управления бизнесом. Единая информационная система и правильно организованная аналитика повышают достоверность всех учетных функций. Не нужны дополнительные сотрудники, которые будут дублировать какие-то операции. Автоматизация сокращает количество ошибок. 

Без финансового учета не обойтись, если вы планируете привлекать деньги инвесторов на развитие бизнеса. В последнее время вложения в продавцов маркетплейсов становятся модным инвестиционным инструментом. Но работать с чужими деньгами сложно, для этого нужна полная и объективная информация о том, с какой прибылью работает бизнес селлера.

Видим всю картину 

Мы в своей практике сталкиваемся с предпринимателями, которые на определенном этапе развития бизнеса вообще не представляют, что происходит внутри. Это значительно тормозит развитие. Учет наводит порядок на уровне документов, процессов, сотрудников, поставщиков и т.д. Он дает полную картину и позволяет мониторить рынок. 

Маркетплейсы – очень динамичная сфера. Меняются востребованные ниши, товары, предпочтения покупателей. Сегодня уже нельзя закупить один товар и перепродавать его подороже полгода или год. То, что сейчас приносит рекордную прибыль, через неделю может обернуться не менее рекордными убытками. Поэтому за товарными позициями надо постоянно следить, контролировать карточки, развивать кабинеты, смотреть, что работает, а что перестало. Чтобы зарабатывать, нужно просчитывать разные варианты, искать альтернативных поставщиков и пути ввоза продукции (если вы торгуете импортным товаром) -  или принимать решение об открытии собственного производства. Без финансового учета все это невозможно. 

Автоматизация также позволяет создать легальную схему работы, в которую можно встроить официальных сотрудников и делегировать им часть задач. А у владельца бизнеса высвобождается время на то, чтобы мыслить стратегически и масштабировать продажи. 

Управленческий учет и автоматизация дают три серьезных преимущества:

• Отчетность можно проанализировать. Все данные объективные и оперативные, на их основе можно строить модели и прогнозы.

• Бизнес-процессы управляемы: четко видно, что работает, а что нет. Если на каком-то участке возникают проблемы, они будут вовремя обнаружены.

• Бизнес можно в любой момент продать, он упакован грамотно и прозрачно.

Как это работает на практике

К нам обратился начинающий селлер – небольшая группа компаний. Главными проблемами коммерсанта были финансовое планирование и контроль за доходами бизнеса. Собственнику требовалась аналитика рентабельности продаж – с какой прибылью продаются те или иные группы товаров, каков срок оборачиваемости средств. Кроме того, беспокоила проблема возможного воровства выручки – ведь при отсутствии финансовой прозрачности велик риск пострадать от недобросовестного персонала. Наконец, предприниматель хотел построить план развития на 2024-й год, а для этого порядок в учете просто необходим.

Решить проблемы клиента можно было только с помощью инструментов автоматизации. Когда селлерский бизнес растет, становится невозможным даже банальная ручная обработка сотен карточек. Не говоря уже об аналитике или планировании на будущее.

Алгоритм внедрения автоматизации, который применяет наша команда, выглядит так. Во-первых, организация товарного учета – наводится порядок с активами селлерского бизнеса. Во-вторых, автоматизация финансового учета – то есть порядок с деньгами. В-третьих, организация электронного документооборота, обслуживающего эти процессы. Наконец, финальный этап - автоматическая интеграция этих важнейших блоков. А именно – взаимосвязь бухгалтерского ПО, кабинетов на маркетплейсах, программ для товарного учета и электронного документооборота.

По этой системе мы и навели порядок в бизнесе наших клиентов. Для товарного учета использовалась программа «Мой Склад», для финансового – «Адеск». Конечно, важной частью рабочего процесса была и разработка методологии, то есть принципов, по которым будет работать учет.

Что получил собственник после внедрения новых инструментов:

- Четко видна рентабельность на вложенный капитал – появилась возможность более эффективно вкладывать средства в товары для перепродажи. Это оказалась возможным благодаря правильной организации товарного учета. С учетом специфики ниши, отчет о прибылях и убытках собран таким образом, что коммерсанта больше не вводит в заблуждение искусственная прибыль. Она попадала в финансовые документы из-за того, что внутри группы существовали расчеты по самовыкупам. После корректировок стали видны реальная рентабельность и реальная прибыль 

- 10-го числа каждого месяца владелец видит прибыль бизнеса и все важные показатели прошлого месяца.

- Все финансовые и товарные потоки под контролем владельца. Например, отлаженный товарный учет позволяет видеть потери по браку и списания

- C опорой на точную картину текущего положения дел собственник сформировал эффективный план развития на 2024-й год

- Создана база для масштабирования – при росте бизнеса можно будет оставаться на выгодных налоговых режимах (патент, УСН) без рисков со стороны ФНС и без обвинений в необоснованном дроблении.

Есть и более сложные кейсы. Один из них – это также проект для начинающего селлера. Но у него уже на старте было мышление крупного предпринимателя – управленца. В процессе оцифровки бизнеса были внедрены четыре вида учета: товарный, бухгалтерский, налоговый и управленческий.

Главной целью селлера было понять рентабельность на вложенный капитал. Срочно требовался отчет о прибылях и убытках (ОПиУ). А для этого потребовалось полностью перестроить учет в интересах собственника – то есть решить нестандартную, творческую задачу по превращению бизнеса в прозрачный и контролируемый. 

В первую очередь были решены пять задач:

- Организован документооборот внутри группы и разработан регламент.

- Налажен управленческий учет (сначала в Eхcel) за 2023: ДДС, ОПиУ, баланс.

- Отдельные компании группы переданы независимым бухгалтерам. 

- Разработаны методологии учета и учетные политики для каждой компании, входящей в группу.

- Составлены подробные инструкции для бухгалтеров по ведению учета с синхронной детализацией аналитики для сбора данных управленческого учета

Поясним чуть подробнее, зачем это было нужно и какую пользу заказчику принесло. Бухгалтерию группы компаний легче всего вести руками одного специалиста. Но не все предприниматели осознают минусы и риски такого подхода. 

Мало того что единая бухгалтерия – одно из основных (и неопровержимых) доказательств необоснованного дробления бизнеса. Так еще и владелец попадает в зависимость от одного человека, в руках которого – вся ценная информация о товарных и финансовых потоках группы. Это нецелесообразно и небезопасно. 

Поэтому мы всегда советуем идти не самым легким, а самым грамотным путем – когда в приоритете эффективность и безопасность. Для этого и внедрялись независимые бухгалтера для разных компаний группы. Но такой шаг тут же требует, чтобы была обеспечена синхронность учета. И как раз на этом этапе бизнес-консультанты применяют творческий подход в зависимости от хозяйственных особенностей заказчика. 

Ведь если учетная политика – обязательный, стандартный, публичный регламент, который предоставляется в том числе и в органы власти (ФНС), то методология – инструмент, который можно настроить по-разному. В интересах собственника, с опорой на бухучет. Именно так формируется необходимая коммерсанту степень детализации, структура доходов и расходов, номенклатура проданных товаров. 

Ключевой момент построения такой системы – наладить систему передачи информации (кто, кому, когда, в какие сроки) и обработки данных. В итоге у каждого из независимых бухгалтеров появляется четкая понятная методичка для работы. А сходящиеся от них данные формируют полную финансовую картину и аналитику для владельца. 

Отметим, что в процессе реализации проекта обнаружились слабые места в организации бизнеса селлера. Так, между участниками группы был заключен явно номинальный договор, не отражающий хозяйственную деятельность участников. Не было форм и регистров, из которых можно было бы получать оперативные данные и формировать первичные документы (закупки, самовыкупы, выплаты сотрудникам). 

Но главная проблема оказалась в том , что отсутствовал товарный учет, а внутри группы не было ответственных за конкретные результаты работы. В целом бизнес-процессы были не эффективны. Владелец вообще не понимал, сколько зарабатывает в данный конкретный момент и каков отдача на вложенные средства.

Товарный учет – первое, что требуется наладить селлерскому бизнесу. Это универсальная рекомендация. Отметим, что эта задача может оказаться непростой – в том случае, если идет масштабирование, а продажи ведутся через группу компаний. Ведь тогда растет число договоров купли-продажи, могут появиться комиссионеры – и в итоге возникают искусственные обороты. Они искажают экономику процесса и не дают собственнику увидеть реальную прибыль. Тогда отладка товарного учета превращается в тонкий, во многом индивидуальный процесс. Ведь разные компании внутри группы могут решать разные бизнес-задачи, но при этом весь учет должен быть прозрачен для владельца. 

Вот примеры того, что потребовалось сделать нам как бизнес-консультантам в интересах отдельно взятого селлера:

• С 2024 года автоматизирован уже собранный управленческий учет с помощью сервиса Адеск.

• Организован оперативный товарный учет в программе МойСклад.

• Настроена интеграция между 1С, ЭДО, личными кабинетами на маркетплейсах, программами МойСклад и Адеск.

• Мы взяли на себя функцию финансового директора на аутсорсе.

• Также за нами регулярный аудит и контроль работы бухгалтеров, так как управленческий учет должен быть достоверным.

В результате бизнес-процессы селлера были отстроены, их эффективность выросла. Сотрудники знают свой функционал, понимают что, кому и когда они должны предоставить, чтобы команда слаженно работала на результат. 

Владелец бизнеса контролирует все финансовые потоки, 15-го числа каждого месяц видит прибыль группы и все показатели прошлого месяца, а также нарастающим итогом результаты работы. Сформирован план развития на 2024 года. Сейчас мы просчитываем схему перехода на ОСНО, чтобы при этом налоговая нагрузка оставалась максимально выгодной для коммерсанта

Продажи на маркетплейсах продолжают ставить рекорды. Чтобы встроиться в эту динамику, селлерам необходимо принимать правильные решения и контролировать все бизнес-процессы. Бизнес должен быть оцифрован, чтобы у владельца было время на выстраивание стратегии. А сформировать ее без данных управленческого учета сегодня невозможно.