Как избавиться от бардака и наладить систему хранения на небольшом складе с экспресс-доставкой

Распространенная проблема, с которой сталкиваются начинающие участники рынка складской логистики, - беспорядок на складе и несистемный подхода к управлению складскими и логистическими процессами, что ведет к срыву сроков доставки, репутационным и финансовым потерям. Как организовать стабильную работу на складе с небольшой площадью, расскажет гендиректиор внутригородской службы доставки и сети мини-складов "Даркстор у дома" (резидент “Сколково”)  Кирилл Чеканов. 

Первый шаг - оптимизация хранения

Важно не допускать ситуаций, при которых грузчики просто распихивают товары на любые свободные места. У каждого типа продукции должно быть свое место.

Система размещения должна быть простой и понятной. Для ее определения нужно исходить типа товаров, которые планируется хранить на складе. Продукты питания (без учета скоропорта, который хранится в рефрижераторах), мелкоштучные и товары небольшого или среднего размера размещаются на стеллажах, крупные коробки - на паллетах.

Нужно определиться, какие стеллажи подходят для хранения конкретных товаров: для одних нужны небольшие ячейки, для других - полки покрупнее / поглубже или паллеты; где и как их лучше разместить, чтобы сотрудникам было удобно передвигаться по складу и работать с товарами (прием, размещение, комплектация); сколько полок нужно сделать на каждом стеллаже, сколько нужно боковых перегородок.

Исходить нужно также из специфики конкретного склада. Например, какие-то товары требуют определенных условий хранения (температура, влажность воздуха и т.д.). Нужно выделить для них особые зоны и установить необходимое оборудование, где тоже должна быть выстроена понятная система хранения (например, оборачиваемые продукты размещать ближе, тогда менее оборачиваемые - подальше).

Следует также сразу избавляться от мусора, появляющегося в процессе разгрузки, - в основном это фрагменты упаковки. Накопившийся мусор зачастую валяется в проходах и мешает сотрудникам свободно перемещаться по складу. Это снижает скорость их работы. 

Второй шаг - автоматизация

Бардак на складе - следствие не только отсутствия грамотной системы хранения, но и отсутствия стабильных складских процессов. Здесь не обойтись без автоматизации. Управление даже один складом без какого-либо софта занимает уйму времени и человеческих ресурсов. Например, если работать в Excel и вносить (добавлять или убирать) остатки в ручном режиме. 

"Софт" же позволяет управлять складом или с распределенной сетью складов по городу.

В частности, если смотреть в разрезе склада, система автоматизации помогает распределять товары по релевантным складам, принимать продукцию, управлять остатками, передавать все необходимые статусы и подсказывать кладовщикам алгоритм работы в каждый момент времени: пойти к определенной полке / полкам, взять определенное количество товаров, положить в определенный пакет и передать определенному курьеру, когда этот курьер приедет".

Если смотреть в разрезе доставки, "софт" помогает оптимизировать логистику таким образом, чтобы ускорить сроки доставки и снизить стоимость услуг курьеров. Система автоматизации расчерчивает радиусы; определяет, на каком складе есть необходимое количество товара, который нужно доставить клиенту, и из какого склада этот товар можно доставить быстрее. Софт позволяет автоматически передавать заказы и следить за остатками, передает все необходимые статусы в учетную систему клиента либо в маркетплейс, с которым работает склад; вызывает курьера; следит за тем, чтобы он вовремя приехал, или вызывает другого курьера, если изначально вызванный опаздывает.

Каждой посылке - по адресу

Когда товары размещаются при поступлении и отбираются в процессе комплектации хаотично, это провоцирует путаницу и замедление сроков приемки и сборки заказов. Наиболее оптимальный вариант хранения и обработки товаров на мини-складах - внедрение адресной системы размещения.

В рамках этой системы за каждым типом товаров на складе закрепляется определенное место (адрес).

Распределять товары можно по различным критериям: по срокам хранения, по степени востребованности со стороны клиентов (полки с популярными группами товаров находятся ближе, в то время как товары, которые заказывают реже, - дальше), по брендам, по размеру (мелкоштучные товары можно расположить на первых линиях стеллажей или в специально организованных ячейках, более крупные товары - глубже).

Адресная система размещения требует маркировки каждого места хранения, а также маркировки всех товаров. Эти сведения заносятся в автоматизированную систему управления складом. При размещении товара, который поступил на склад, система автоматически распределяет его по нужным "адресам".

Работникам склада, в свою очередь, не нужно постоянно держать в уме, какая полка или ячейка свободны и куда лучше положить тот или иной товар, чтобы его потом было проще достать. Им достаточно отсканировать штрих-код с упаковок и ячеек и разместить товар по подсказке автоматизированной системы.

Аналогичный принцип действует при отгрузке товаров. Как только покупатель делает заказ, сотрудники склада получают информацию с помощью автоматизированной системы и сразу начинают собирать заказ. Благодаря адресной системе они быстро находят нужный товар, сохраняя порядок на полках.

Третий шаг - минимизация человеческого фактора

Сотрудники склада - это составляющая складской деятельности с определенным уровнем риска. Люди могут заболеть, не прийти вовремя или вовсе не прийти на смену. На этот случай всегда нужно иметь подстраховку в виде дополнительных сотрудников, которых можно оперативно привлечь на замену.

Как вариант, можно заключить договор со специализированной аутсорсинговой компанией. Такие компании могут быстро найти человека, который сможет выйти на смену.

Четвертый шаг - управление транспортом

Одна из важнейших составляющих работы экспресс-склада - управление транспортным потоком. Наиболее болезненная проблема транспортных компаний - они никогда не приезжают вовремя.

Менеджеры складов часто сталкиваются с ситуацией, когда транспортная компания обещает приехать в конкретное время. Но когда кладовщики приходят в назначенное время на склад, они обнаруживают пробку из машин, которые по каким-то непонятным причинам, не предупредив, приехали раньше срока.

Этот момент важно учитывать и стараться управлять транспортным потоком, чтобы распределить поставки на весь рабочий день. В идеале стоит назначать приемку товара на вечер, чтобы днем курьеры и приемки не пересекались. В этом тоже может помочь система автоматизации.